Ετοιμάζουμε επιστολές επισκεπτών. Πώς να γράψετε μια επαγγελματική επιστολή (δείγμα)

Επαγγελματική επιστολήείναι ένα εργαλείο επιχειρηματικής αλληλογραφίας που διαδραματίζει σημαντικό ρόλο στον τερματισμό ή τη διατήρηση αμοιβαία επωφελών και φιλικές σχέσειςμε συνεργάτες, προμηθευτές, πελάτες, εργαζόμενους. Μια καλογραμμένη επαγγελματική επιστολή σας επιτρέπει να δημιουργήσετε μια θετική εικόνα του οργανισμού. Ο ιστότοπός μας περιέχει δείγματα γραφής και σχεδίου ΔΙΑΦΟΡΕΤΙΚΟΙ ΤΥΠΟΙεπιστολές των επιχειρήσεων.

δείγματα επαγγελματικών επιστολών

Ευχαριστήρια επιστολή

Μια ευχαριστήρια επιστολή είναι μια επαγγελματική επιστολή που περιέχει λόγια ευγνωμοσύνης για κάποιο λόγο: για επαγγελματική εργασία, ποιοτικές υπηρεσίες κ.λπ. Μια επιστολή ευγνωμοσύνης μπορεί να απευθύνεται στον οργανισμό στο σύνολό του ή σε ένα συγκεκριμένο άτομο. Μπορεί να είναι μια επιστολή απάντησης σε μια επιστολή πρωτοβουλίας: μια συγχαρητήρια επιστολή, μια επιστολή πρόσκλησης ή μια επιστολή πρωτοβουλίας που συντάχθηκε με δική της πρωτοβουλία του μεταγλωττιστή. Πώς να γράψετε μια ευχαριστήρια επιστολή

Ευχαριστήρια επιστολή προς τον δάσκαλο

Μια ευχαριστήρια επιστολή προς έναν δάσκαλο είναι μια επαγγελματική επιστολή που εκφράζει ευγνωμοσύνη σε έναν νηπιαγωγό για το επίπονο έργο του στην ανατροφή των παιδιών εκ μέρους του διευθυντή προσχολικόςή γονείς παιδιών. Πώς να γράψετε μια ευχαριστήρια επιστολή σε έναν δάσκαλο Μια ευχαριστήρια επιστολή σε μια νηπιαγωγό έχει την ίδια μορφή με μια κανονική επαγγελματική επιστολή και αποτελείται από τα ακόλουθα δομικά στοιχεία: Κεφαλίδα εγγράφου. Περιέχει τη θέση, το επώνυμο και τα αρχικά του εκπαιδευτικού στο ...

Ευχαριστήρια επιστολή προς τον γιατρό

Η ευχαριστήρια επιστολή προς έναν γιατρό είναι μια επαγγελματική επιστολή που εκφράζει ευγνωμοσύνη στον γιατρό για τη βοήθεια που παρέχεται στην ανάρρωση. Μια επιστολή ευγνωμοσύνης συντάσσεται εκ μέρους του ασθενούς ή των συγγενών του ασθενούς. Πώς να γράψετε μια ευχαριστήρια επιστολή σε έναν γιατρό Μια ευχαριστήρια επιστολή προς έναν γιατρό έχει την ίδια μορφή με μια επαγγελματική επιστολή: Η κεφαλή της επιστολής είναι το πλήρες όνομα του γιατρού ή του επικεφαλής ιατρού του ιδρύματος υγειονομικής περίθαλψης στη δοτική περίπτωση (γραμμένο όπως χρειάζεται). Έκκληση - το όνομα του γιατρού στον οποίο εκφράζεται ...

Ευχαριστήρια επιστολή για τη συνεργασία

Μια ευχαριστήρια επιστολή για συνεργασία είναι μια επιχειρηματική επιστολή που εκφράζει ευγνωμοσύνη εκ μέρους του επικεφαλής του οργανισμού στον συνεργάτη του για την υψηλής ποιότητας και έγκαιρη παράδοση των αγαθών, της εργασίας που εκτελείται, των παρεχόμενων υπηρεσιών. Πώς να γράψετε μια ευχαριστήρια επιστολή για τη συνεργασία Μια ευχαριστήρια επιστολή για συνεργασία έχει τις ίδιες λεπτομέρειες με μια επαγγελματική επιστολή: Επικεφαλίδα επιστολής. Αναγράφεται η θέση, το επώνυμο και τα αρχικά του υπαλλήλου του οργανισμού, στον οποίο απευθύνονται λόγια ευγνωμοσύνης για ...

Ευχαριστήρια επιστολή από τον οργανισμό

Μια επιστολή ευγνωμοσύνης από έναν οργανισμό είναι μια επιχειρηματική επιστολή που εκφράζει ευγνωμοσύνη για την επιτυχή διαπραγμάτευση, τη συνάντηση και τον χρόνο που αφιερώθηκε, τη φιλοξενία κατά τη διάρκεια ενός επαγγελματικού ταξιδιού κ.λπ. Πώς να γράψετε μια ευχαριστήρια επιστολή σε έναν οργανισμό Μια ευχαριστήρια επιστολή από μια εταιρεία έχει τα στοιχεία μιας επιχειρηματικής επιστολής: Επικεφαλίδα εγγράφου - πλήρες όνομα ενός αξιωματούχου του οργανισμού στον οποίο εκφράζονται ευγνωμοσύνη. Έκκληση - πλήρες όνομα του υπαλλήλου του οργανισμού στον οποίο απευθύνονται τα λόγια ευγνωμοσύνης ....

Ευχαριστήρια επιστολή προς τους γονείς

Η ευχαριστήρια επιστολή προς τους γονείς είναι μια επαγγελματική επιστολή που εκφράζει ευγνωμοσύνη στους γονείς των αποφοίτων ενός σχολείου ή νηπιαγωγείου για την καλή ανατροφή των παιδιών τους, την ενεργό συμμετοχή στη ζωή μιας ομάδας, τάξης και εκπαιδευτικού ιδρύματος, βοηθώντας το σχολείο, νηπιαγωγείοκαι τα λοιπά. Ευχαριστήρια επιστολή συντάσσεται εκ μέρους του διευθυντή, του δασκάλου της τάξης, του παιδαγωγού ή του διευθυντή. Πώς να γράψετε μια ευχαριστήρια επιστολή προς τους γονείς Μια ευχαριστήρια επιστολή προς τους γονείς των αποφοίτων αποτελείται από τα ακόλουθα διαρθρωτικά ...

Ευχαριστήρια επιστολή σε έναν υπάλληλο

Η ευχαριστήρια επιστολή προς έναν εργαζόμενο είναι μια επαγγελματική επιστολή που εκφράζει ευγνωμοσύνη στον εργαζόμενο για την εργασία του, συμβολή στην ανάπτυξη της εταιρείας, ευσυνείδητη στάση στην εργασία κ.λπ. Μια επιστολή ευγνωμοσύνης συντάσσεται εκ μέρους του επικεφαλής του οργανισμού προς τιμήν κάποιου σημαντικού γεγονότος: επέτειος, επαγγελματικές διακοπές κ.λπ. Πώς να γράψετε μια ευχαριστήρια επιστολή σε έναν υπάλληλο Μια ευχαριστήρια επιστολή προς έναν υπάλληλο έχει την ίδια μορφή και δομή με μια κανονική επαγγελματική επιστολή: Κεφαλίδα εγγράφου. ΣΤΟ...

Ευχαριστήρια επιστολή σε μαθητή

Η ευχαριστήρια επιστολή προς έναν μαθητή ή φοιτητή είναι μια επαγγελματική επιστολή που εκφράζει ευγνωμοσύνη στον μαθητή για ακαδημαϊκή επιτυχία, για ενεργές κοινωνικές δραστηριότητες, συμμετοχή στην αθλητική ζωή κ.λπ. Συντάσσεται ευχαριστήρια επιστολή εκ μέρους του διευθυντή του σχολείου, του πρύτανη του πανεπιστημίου. Πώς να γράψετε μια ευχαριστήρια επιστολή σε έναν μαθητή, έναν μαθητή Η ευγνωμοσύνη σε έναν μαθητή, ένας μαθητής γράφεται με οποιαδήποτε μορφή. Το κείμενο της ευχαριστήριας επιστολής περιέχει λόγια ευγνωμοσύνης προς τον μαθητή, μαθητή. Παρακάτω, κάτω από το κείμενο της επιστολής,...

Ευχαριστήρια επιστολή προς τον δάσκαλο

Μια ευχαριστήρια επιστολή προς έναν δάσκαλο είναι μια επαγγελματική επιστολή που εκφράζει ευγνωμοσύνη σε έναν δάσκαλο, δάσκαλος της τάξηςγια εργασίες ανατροφής και εκπαίδευσης παιδιών για λογαριασμό διευθυντή εκπαιδευτικού ιδρύματος ή γονέων παιδιών-μαθητών. Πώς να γράψετε μια ευχαριστήρια επιστολή σε έναν δάσκαλο Μια ευχαριστήρια επιστολή σε έναν δάσκαλο έχει τα στοιχεία μιας επαγγελματικής επιστολής: Η επικεφαλίδα του εγγράφου - υποδεικνύει το όνομα του δασκάλου στον οποίο αποστέλλονται τα λόγια ευγνωμοσύνης. Ένα προαιρετικό δομικό στοιχείο μιας ευχαριστήρια επιστολής...

Τύποι επαγγελματικών επιστολών

Εγγυητική επιστολή

Η εγγυητική επιστολή είναι μια μη εμπορική επιχειρηματική επιστολή που περιέχει μια επιβεβαίωση (εγγύηση) της εκτέλεσης ορισμένων ενεργειών ή της συμμόρφωσης με συγκεκριμένες συνθήκες: όροι και γεγονός πληρωμής για τα προϊόντα που παραλήφθηκαν, την εργασία που εκτελείται ή τις παρεχόμενες υπηρεσίες, τη διασφάλιση ποιότητας κ.λπ. Με άλλα λόγια, μια εγγυητική επιστολή είναι ένας τρόπος για να διασφαλιστεί η εκπλήρωση μιας υποχρέωσης από ένα μέρος σε μια συναλλαγή. Μπορεί να συνταχθεί εγγυητική επιστολή ως απάντηση σε επιστολή απαίτησης. Πώς να γράψετε μια εγγυητική επιστολή Έντυπο εγγύησης ...

Εγγυητική επιστολή για παροχή νομικής διεύθυνσης

Εγγυητική επιστολή για την παροχή νομικής διεύθυνσης είναι μια επαγγελματική επιστολή που περιέχει επιβεβαίωση του γεγονότος ότι έχει συναφθεί σύμβαση μίσθωσης με υπάρχουσα εταιρεία ή την πρόθεση του ιδιοκτήτη μη οικιστικοί χώροιτο νοικιάσει μετά την κρατική εγγραφή ενός νέου νομική οντότητα. Με άλλα λόγια, εγγυάται το δικαίωμα σύναψης σύμβασης μίσθωσης στο μέλλον. Η επιστολή αυτή υποβάλλεται στην αρχή εγγραφής και συντάσσεται κατόπιν αιτήματος του μισθωτή. Πώς να γράψετε μια εγγυητική επιστολή για...

Εγγυητική επιστολή για απασχόληση

Η εγγυητική επιστολή για απασχόληση είναι μια επαγγελματική επιστολή που περιέχει εγγύηση σύναψης σύμβαση εργασίαςεργοδότης με εργαζόμενο. Τις περισσότερες φορές, είναι απαραίτητο να παρέχεται στο FMS όταν ένας υπάλληλος μετακομίζει σε άλλη χώρα. Πώς να συντάξετε μια εγγυητική επιστολή για απασχόληση Το έντυπο μιας εγγυητικής επιστολής για απασχόληση περιέχει τις ακόλουθες λεπτομέρειες: αριθμός και ημερομηνία του εγγράφου. ο παραλήπτης της επιστολής - το όνομα του οργανισμού και το πλήρες όνομα του υπαλλήλου στον οποίο απευθύνεται ή το κείμενο: ...

Εγγυητική επιστολή πληρωμής

Η εγγυητική επιστολή πληρωμής είναι μια επιχειρηματική επιστολή που επιβεβαιώνει τους όρους και το γεγονός της πληρωμής για τα προϊόντα που λαμβάνονται, τις παρεχόμενες υπηρεσίες ή την εργασία που εκτελείται. Μια εγγυητική επιστολή πληρωμής μπορεί να είναι απάντηση σε μια επιστολή απαίτησης. Πώς να γράψετε μια εγγυητική επιστολή για την πληρωμή του χρέους Το έντυπο μιας εγγυητικής επιστολής περιέχει τις ακόλουθες λεπτομέρειες: τον αριθμό και την ημερομηνία του εγγράφου. ο παραλήπτης της επιστολής - το όνομα του οργανισμού και το πλήρες όνομα του υπαλλήλου στον οποίο απευθύνεται· Τίτλος εγγράφου -...

Σύνταξη επαγγελματικής επιστολής

Πριν γράψετε μια επαγγελματική επιστολή, σκεφτείτε ποιο τελικό αποτέλεσμα θέλετε να επιτύχετε: αυξήστε τις πωλήσεις, επιταχύνετε τη διαδικασία πληρωμής, προσφέρετε συνεργασία, υποβάλετε αξιώσεις, συγχαρείτε, προσκαλέστε και πολλά άλλα. Σύμφωνα με αυτό, συνθέστε μια επαγγελματική επιστολή, προσπαθώντας να τονίσετε όσο το δυνατόν περισσότερο τον στόχο σας.

Μορφοποίηση επαγγελματικής επιστολής

Η εγγραφή μιας επιχειρηματικής επιστολής πραγματοποιείται στο επιστολόχαρτο της εταιρείας, το οποίο πρέπει να αναφέρει το όνομα του οργανισμού, τη διεύθυνση τοποθεσίας, τους αριθμούς επικοινωνίας, πιθανώς e-mail, τον ιστότοπο, το λογότυπο.

Μια επαγγελματική επιστολή πρέπει να εκτυπωθεί χρησιμοποιώντας περιθώρια: το αριστερό περιθώριο πρέπει να είναι τουλάχιστον 3 cm (για την κατάθεση εγγράφων), στα δεξιά - τουλάχιστον 1,5 cm.

Η επικεφαλίδα μιας επαγγελματικής επιστολής πρέπει να περιέχει το όνομα της εταιρείας παραλήπτη, αναφέροντας το πλήρες όνομα και τη θέση του παραλήπτη (στην επάνω δεξιά γωνία).

Στην επάνω αριστερή γωνία κάτω από την επικεφαλίδα μιας επαγγελματικής επιστολής, υποδεικνύεται η ημερομηνία σύνταξης και ο αριθμός εγγραφής (εξερχόμενος). Εάν η επαγγελματική επιστολή είναι απαντητική επιστολή, τότε είναι απαραίτητο να υποδείξετε σε ποιο έγγραφο απαντά αυτή η επιστολή.

Εφόσον απαιτείται, μετά την ημερομηνία και τον αριθμό του εγγράφου, αναγράφεται ο τίτλος του.

Μια επαγγελματική επιστολή πρέπει να περιέχει μια έκκληση προς τον παραλήπτη της επιστολής.

Στο τέλος της επαγγελματικής επιστολής πρέπει να υπάρχει η υπογραφή του αποστολέα (πλήρες όνομα, θέση, υπογραφή).

Για την επίσημη επαγγελματική αλληλογραφία, το Times New Roman χρησιμοποιείται συνήθως με μέγεθος γραμματοσειράς 12 σημείων και ενιαία απόσταση.

Μια επαγγελματική επιστολή είναι ο επίσημος αντιπρόσωπός σας. Εκτός από το περιεχόμενο, είναι πολύ σημαντικό να μορφοποιήσετε σωστά μια επαγγελματική επιστολή, όπως γνωρίζετε, "γνωριστείτε με ρούχα". Εξετάστε τη διαδικασία για τη σύνταξη μιας επαγγελματικής επιστολής.

Μορφή

Μια επαγγελματική επιστολή πρέπει να βρίσκεται στο επίσημο επιστολόχαρτο του οργανισμού. Οι επικεφαλίδες του εντύπου πρέπει να περιέχουν τις ακόλουθες πληροφορίες:

• Όνομα του οργανισμού·
• φυσική διεύθυνση του οργανισμού·
• τηλέφωνο και φαξ?
• ιστοσελίδα και email.

Επίσης, τα στοιχεία του οργανισμού και το λογότυπό του μπορούν να αντικατοπτρίζονται στη φόρμα.

Η παρουσία όλων αυτών των πληροφοριών επιτρέπει στον παραλήπτη να ανακαλύψει γρήγορα τον αποστολέα και να στείλει μια απαντητική επιστολή στη σωστή διεύθυνση.

χωράφια

Μια επαγγελματική επιστολή πρέπει να έχει περιθώρια: στα αριστερά - περίπου τρία εκατοστά, στα δεξιά - περίπου ενάμισι. Σας συμβουλεύουμε να χρησιμοποιείτε τυπικές φόρμες Microsoft Word. Τα πεδία είναι απαραίτητα για πιθανές σημειώσεις που θα κρατήσει ο παραλήπτης, καθώς και για την κατάθεση επιστολής σε φάκελο αρχειοθέτησης.

Αριθμός Μητρώου

Ο αριθμός εγγραφής της επιστολής, ο οποίος περιλαμβάνει την ημερομηνία υπογραφής της επιστολής από τον διαχειριστή, είναι απαραίτητος για τη διευκόλυνσή σας. Για παράδειγμα, αποφασίσατε να στείλετε μια επιστολή σε άλλο οργανισμό και δεν του δώσατε ημερομηνία και αριθμό. Και αν αυτή η εταιρεία λαμβάνει πολλές χιλιάδες γράμματα την ημέρα, πώς θα παρακολουθήσετε την τύχη του μηνύματός σας; Συνήθως αναζητάτε με βάση την ημερομηνία και τον αριθμό. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα για δημόσιους φορείς. Μια επιστολή απάντησης, εκτός από τον δικό της εξερχόμενο αριθμό, πρέπει επίσης να περιέχει πληροφορίες σχετικά με τον αριθμό της εισερχόμενης επιστολής στην οποία είναι απάντηση. Ο αριθμός εγγραφής τοποθετείται στην επάνω αριστερή γωνία του γράμματος. Φυσικά, σε κάθε οργανισμό, οι εισερχόμενες και εξερχόμενες επιστολές πρέπει να καταγράφονται με ακρίβεια.

Παράδειγμα:

Αναφ. 546 με ημερομηνία 28/07/2008 στα εισερχόμενα. 321 με ημερομηνία 25/07/2008

Κεφαλίδα επιστολής

Η επικεφαλίδα της επιστολής, που περιέχει έκκληση προς τον παραλήπτη, τοποθετείται ακριβώς κάτω από τον αριθμό εγγραφής και συνήθως συντάσσεται ως εξής: η θέση και το πλήρες όνομα του παραλήπτη αναγράφονται στην επάνω δεξιά γωνία της επιστολής. Η άμεση προσφυγή συντάσσεται στο κέντρο της επιστολής και τελειώνει με ένα θαυμαστικό. Η κεφαλίδα μπορεί να είναι με έντονη γραφή.

Παράδειγμα:

στον Διευθύνοντα Σύμβουλο
Dawn LLC
Miloslavsky P.N.

Αγαπητέ Πάβελ Νικολάεβιτς!

Γραμματοσειρά

Η γραμματοσειρά της επιστολής επηρεάζει θεμελιωδώς την αντίληψή της από τον παραλήπτη. Η γραμματοσειρά δεν πρέπει να είναι πολύ μικρή ή πολύ μεγάλη. Ταυτόχρονα, θα πρέπει να είναι το ίδιο σε όλη την επιστολή. Η τυπική πρακτική είναι να χρησιμοποιείτε Times New Roman 12 σημείων με απόσταση μονής γραμμής. Αλλά αν γνωρίζετε ότι ο παραλήπτης έχει κακή όραση, προσέξτε - αυξήστε τη γραμματοσειρά του γράμματος.

Η επιλογή γραμματοσειράς για προσωπική επαγγελματική αλληλογραφία (προσκλήσεις, συγχαρητήρια, συλλυπητήρια κ.λπ.) μπορεί να προσεγγιστεί πιο δημιουργικά.

Αρίθμηση φύλλων

Η αρίθμηση φύλλων είναι ιδιαίτερα σημαντική για γράμματα μεγαλύτερα από 2 σελίδες και ειδικά για εκείνα που περιέχουν συνημμένα. Κατά την καταχώρηση της αρίθμησης των φύλλων σε ένα κείμενο Microsoft Editor Word, συνιστούμε να χρησιμοποιήσετε τη σελίδα "Κεφαλίδες και υποσέλιδα" - "Εισαγωγή αυτόματου κειμένου" - "Σελίδα. Όχι σε όλα». Αυτό θα επιτρέψει στον παραλήπτη να εκτιμήσει σωστά τον συνολικό όγκο του γράμματος και να μην συγχέει τη σειρά των σελίδων του.

Η αρίθμηση βρίσκεται στην κάτω δεξιά γωνία του φύλλου.

Πληροφορίες Καλλιτέχνη

Πληροφορίες για τον ανάδοχο πρέπει να περιέχονται σε όλες τις επαγγελματικές επιστολές που υπογράφονται από τα ανώτατα στελέχη της εταιρείας και τους επικεφαλής των τμημάτων. Αυτό θα επιτρέψει στον παραλήπτη να βρει γρήγορα έναν συγκεκριμένο ειδικό υπεύθυνο για την επίλυση του προβλήματος στην εταιρεία αποστολής.

Οι πληροφορίες σχετικά με τον ανάδοχο πρέπει να περιέχουν το πλήρες όνομά του (κατά προτίμηση πλήρως, διαφορετικά θα είναι δύσκολο για τον αντισυμβαλλόμενό σας να ξεκινήσει τηλεφωνική συνομιλία, το οποίο μπορεί να απαιτηθεί για διευκρίνιση πρόσθετων πληροφοριών) και έναν αριθμό τηλεφώνου επικοινωνίας - εργασίας ή κινητού. Είναι επίσης επιθυμητό να αναφέρετε τη διεύθυνση ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ.

Οι πληροφορίες για τον ερμηνευτή αναγράφονται στο τέλος της επιστολής μετά την υπογραφή. Το μέγεθος της γραμματοσειράς του θα πρέπει να είναι μία ή δύο μονάδες μικρότερο από τη γραμματοσειρά του κυρίως κειμένου του γράμματος.

Εφαρμογές

Εάν η επιστολή περιέχει συνημμένα, τότε συντάσσονται στις ξεχωριστά φύλλα. Σε αυτήν την περίπτωση, η αρίθμηση των φύλλων μπορεί να είναι κοινή για ολόκληρο το έγγραφο ή ξεχωριστή για το κύριο γράμμα και κάθε αίτηση. Πληροφορίες σχετικά με τα συνημμένα θα πρέπει να περιλαμβάνονται στο σώμα της κύριας επιστολής πριν από την υπογραφή.

Παράδειγμα:

Σε αυτήν την επιστολή επισυνάπτονται 2 έγγραφα σε 3 φύλλα:
1. Πιστοποιητικό αποδοχής της εργασίας που εκτελείται σε δύο αντίγραφα.
2. τιμολόγια.

Με εκτιμιση, Αρχιλογιστήςεργοστάσιο επίπλων "Bolshevichka" Vasilyeva N.K.

Ο επιχειρηματίας πρέπει να διεξάγει ενεργή αλληλογραφία τόσο με αξιωματούχους (για παράδειγμα, εκπροσώπους κρατικών φορέων) όσο και με «ημι-επίσημους» - συνεργάτες, εργολάβους, ειδικούς που εμπλέκονται σε μια παραγγελία ανεξάρτητου επαγγελματία κ.λπ. Η δεξιότητα της γραπτής επικοινωνίας αναπτύσσεται αρκετά γρήγορα, αλλά στην αρχή μπορείτε να κάνετε πολλά λάθη και να μην κάνετε την πιο ευχάριστη εντύπωση στους αποδέκτες σας. Σε αυτό το άρθρο, θα μιλήσουμε για τα χαρακτηριστικά της σύνταξης τόσο συνηθισμένων επαγγελματικών επιστολών (σε χαρτί) όσο και ηλεκτρονικών μηνυμάτων.

Επιστολόχαρτο και διάταξη

Φροντίστε να χρησιμοποιήσετε το επιστολόχαρτο της εταιρείας σας. Αυτό κάνει πάντα εντύπωση και αυξάνει την πίστη των «συνομιλητών». Ο τύπος των εντύπων, οι κανόνες για τη συμπλήρωσή τους και τα στοιχεία σχεδιασμού πρέπει να καθοριστούν στην παραγγελία για τον οργανισμό (ή οδηγίες για εργασίες γραφείου). Οι βασικές απαιτήσεις για τα έντυπα επαγγελματικών επιστολών βρίσκονται στο GOST 2003 "Απαιτήσεις για έγγραφα".

Είναι επιθυμητό να "συμπιέσετε" βασικές πληροφορίες σχετικά με την εταιρεία στη φόρμα:

• όνομα (και συντομευμένο όνομα).
• πραγματικές και ταχυδρομικές διευθύνσεις·
• Διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου;
• Τηλέφωνα επικοινωνίας.
• Διεύθυνση ιστότοπου.

Δεν πρόκειται για λίστα υποχρεωτικών δεδομένων, αλλά για ενδεικτική λίστα. Μπορείτε να προσθέσετε ή να αφαιρέσετε όπως θέλετε.

Οι γενικές απαιτήσεις για τη σύνταξη επιστολής είναι οι εξής:

• ελάχιστη εσοχή - 10 mm στα δεξιά και 20 mm στα αριστερά, πάνω και κάτω.
• εάν το γράμμα είναι γραμμένο σε δύο ή περισσότερα φύλλα, κάθε ένα από αυτά πρέπει να αριθμηθεί στη μέση από την κορυφή.
• Κάθε αίτηση αριθμείται χωριστά·
• ο εξερχόμενος αριθμός του γράμματος υποδεικνύεται στην επάνω αριστερή γωνία (μην ξεχάσετε να τον διορθώσετε στο αρχείο καταγραφής εγγράφων).
• στην επάνω δεξιά γωνία αναγράφεται το όνομα του οργανισμού, η θέση του παραλήπτη και το επώνυμό του με αρχικά.
• στην κάτω αριστερή γωνία - η θέση, το επώνυμό σας με αρχικά και υπογραφή.
• φροντίστε να σημειώσετε την ημερομηνία σύνταξης της επιστολής στο κάτω μέρος.

Ωστόσο, το GOST 2003 επιτρέπει τη χρήση εντύπων όχι μόνο με γωνιακή, αλλά και με διαμήκη διάταξη λεπτομερειών (όταν υποδεικνύονται στο κέντρο). Η γωνιακή διάταξη φαίνεται πιο οικεία και πιο ευανάγνωστη, επομένως είναι προτιμότερο να επιλέξετε αυτήν την επιλογή.

Γενικοί κανόνες γραφής

Η κλασική δομή κειμένου μιας επαγγελματικής επιστολής περιλαμβάνει τρία στοιχεία:

• εισαγωγικό μέρος (μια σύντομη ένδειξη των λόγων για τους οποίους συντάχθηκε η επιστολή, ο σκοπός της).
• περιεχόμενο (περιγραφή της κατάστασης, πρόταση λύσεων, παρουσίαση συμπερασμάτων και συστάσεων).
• συνοπτικό μέρος (μια σύντομη περίληψη με σαφή ένδειξη του τι περιμένετε από τον παραλήπτη).

Θα πρέπει πάντα να κατανοείτε τον σκοπό της σύνταξης μιας επιστολής. Θέλετε να προσφέρετε συνεργασία; Υποβολή καταγγελίας; Πρόσκληση σε παρουσίαση ή άλλη εκδήλωση; Γράψτε μόνο για αυτό και μην αποσπάτε την προσοχή σας από μακροσκελή επιχειρήματα και υποθέσεις που δεν σχετίζονται με την υπόθεση.

Κάθε επιχειρηματική επιστολή πρέπει να έχει έναν συγκεκριμένο στόχο. Εάν αγγίζετε πολλά ζητήματα σε αυτό, θα πρέπει να συνδέονται στενά. Εάν χρειάζεται να επικοινωνήσετε με τον ίδιο οργανισμό για πολλά διαφορετικά θέματα, είναι προτιμότερο να γράψετε ξεχωριστή επιστολή για καθένα από αυτά.

Γλώσσα γραφής

Το στυλ της επιχειρηματικής αλληλογραφίας είναι «ελαφριά» επίσημη επιχείρηση. Είναι δυνατό και απαραίτητο να τυποποιήσουμε φράσεις, να χρησιμοποιήσουμε κάποια κλισέ και κλισέ, αλλά δεν συνιστάται να τα φέρουμε όλα αυτά σε στεγνή γραφειοκρατία. Η «ζωντανή» γλώσσα γίνεται πάντα αντιληπτή εύκολα και ευνοϊκά. Φυσικά, επιχειρήσεις γραπτή γλώσσαπρέπει να συμμορφώνονται με τους κανόνες εθιμοτυπίας (που θα συζητηθούν παρακάτω), αλλά η ουσία του θέματος θα πρέπει να δηλώνεται σαφώς και συνοπτικά.

Μερικές πρακτικές συμβουλές:

• χρήση απλές λέξεις: Οι «έξυπνοι» όροι δεν γίνονται αντιληπτοί και συχνά προκαλούν εκνευρισμό σε ένα άτομο που αναγκάζεται να τους διαβάσει και να τους αποκρυπτογραφήσει.
• χρησιμοποιούν ρήματα πιο συχνά και επίθετα λιγότερο συχνά.
• μην απλώνετε τις σκέψεις σας κατά μήκος του δέντρου - μόνο λεπτομέρειες και μόνο στο πλαίσιο ενός δεδομένου θέματος, χωρίς πολλές λεπτομέρειες και ασήμαντες λεπτομέρειες.
• αποφύγετε τις μακροσκελείς δηλώσεις, αν είναι δυνατόν, μην χρησιμοποιείτε μετοχές και μετοχή στροφές;
• γράψτε συγκεκριμένα: διάφορα «για αυτό», «αυτοί/αυτοί» είναι απαράδεκτα.
• Αποφύγετε λογικές ασυνέπειες και απότομες μεταβάσεις από το ένα σημασιολογικό μπλοκ στο άλλο.
• ελέγξτε όλα όσα γράφτηκαν από το αυτί: λάθη ομιλίαςπου βρίσκεται σχεδόν σε κάθε μη επεξεργασμένο κείμενο.

Ένας από τους κύριους κανόνες για τη σύνταξη επαγγελματικών επιστολών λέει: το μήνυμα πρέπει να είναι εγγράμματο και στυλιστικά επαληθευμένο.

Χαρακτηριστικά της απευθυνόμενης στον παραλήπτη

Κατά κανόνα, ο παραλήπτης απευθύνεται μία φορά, στην αρχή της επιστολής. Αυτό μπορεί να γίνει με τρεις τρόπους.

1. Εάν απευθύνεστε σε ένα άτομο για πρώτη φορά (ή εάν έχει δημιουργηθεί μια καθαρά επίσημη σχέση μεταξύ εσάς και του παραλήπτη), θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε μια διεύθυνση που υποδεικνύει μια συγκεκριμένη απόσταση. Παράδειγμα: «Αγαπητέ κύριε Ιβάνοφ!».
2. Εάν επικοινωνείτε με ένα άτομο με το οποίο έχετε δημιουργήσει εδώ και καιρό εμπιστοσύνη επαγγελματική σχέση, καλύτερα να τον φωνάζετε με το μικρό του όνομα και το πατρώνυμο. Παράδειγμα: "αγαπητή Ekaterina Leonidovna!".
3. Όταν απευθύνεστε συλλογικά, χρησιμοποιήστε την τυπική φράση "Αγαπητοί Κύριοι!".

Στο τελευταίο μέρος, πρέπει να χρησιμοποιήσετε τη λεγόμενη φράση κλεισίματος. Υπάρχουν περισσότερες επιλογές εδώ:

• "Με εκτίμηση", "Με εκτίμηση"
• "ΑΠΟ Τις καλύτερες ευχές μου»;
• «Με την ελπίδα της συνέχισης της συνεργασίας»·
• "Είμαστε πάντα στην ευχάριστη θέση να σας εξυπηρετήσουμε"
• και τα λοιπά.

Με μια λέξη, η επιλογή της τελευταίας φράσης είναι θέμα γούστου.

επιχειρηματική ηθική γραφής

Ακόμη και η συγκαλυμμένη περιφρόνηση σε μια επαγγελματική επιστολή δεν περνά απαρατήρητη. Φυσικά, σε αυτή την περίπτωση, δεν θα μπορείτε πλέον να υπολογίζετε σε μια θετική ή τουλάχιστον ακόμη και στάση απέναντι στον εαυτό σας. Το συμπέρασμα είναι προφανές: μην ενδίδετε στα συναισθήματα και κρατήστε τον εαυτό σας μέσα ακόμα κι αν ο παραλήπτης σας εξοργίσει πραγματικά. Να δίνετε πάντα προσοχή στον τόνο του μηνύματος.

Ιδιαίτερη προσοχή πρέπει να δοθεί στην επιστολή που περιέχει την άρνηση. Δεν είναι εξαιρετικά σοφό να ξεκινήσετε ένα τέτοιο μήνυμα με ένα κατηγορηματικό «όχι» με τη μία ή την άλλη μορφή - αυτό θα δημιουργήσει την αίσθηση στο άτομο ότι απλά του εστάλη. Προσπαθήστε πρώτα να δώσετε πειστικές (όχι επινοημένες) εξηγήσεις. Έχοντας περιγράψει συνοπτικά τους λόγους της άρνησης, θα πρέπει να προχωρήσουμε ομαλά στη διατύπωσή της. Σε αυτήν την περίπτωση, μπορούν να χρησιμοποιηθούν οι ακόλουθες εκφράσεις:

• «Δυστυχώς, δεν βλέπουμε την ευκαιρία να ικανοποιήσουμε το αίτημά σας»·
• «Το αίτημά σας δεν μπορεί να γίνει δεκτό για τους ακόλουθους λόγους…»
• «Συγγνώμη, αλλά πρέπει να απορρίψουμε την προσφορά σας».

Στην ιδανική περίπτωση, ακόμη και πριν αιτιολογήσετε την άρνηση - στην αρχή της επιστολής - θα πρέπει να επαναλάβετε εν συντομία το αίτημα του παραλήπτη. Θα καταλάβει ότι έχετε διαβάσει προσεκτικά το αίτημα ή την πρότασή του και σίγουρα θα το εκτιμήσει. Ίσως στο μέλλον να συνεργαστείτε ξανά - γιατί να μεταδώσετε αμέσως το αρνητικό και να τρομάξετε το άτομο με υπερβολική σκληρότητα;

Μην πάτε ποτέ στο άλλο άκρο. Η κολακεία και οι πολυάριθμες διαβεβαιώσεις για ειλικρινή διάθεση είναι προφανείς ενδείξεις ανειλικρίνειας. Η ανειλικρίνεια προκαλεί πάντα απόρριψη.

Σύνταξη email

Τα μηνύματα σε χαρτί είναι ήδη ξεπερασμένα. Φυσικά, η «χάρτινη» αλληλογραφία δεν θα εξαφανιστεί ποτέ τελείως, αλλά σε λίγα χρόνια οι επιστολές γραμμένες σε κλασικές φόρμες θα γίνουν κάτι σπάνιο. Οι διαπραγματεύσεις διεξάγονται όλο και περισσότερο ηλεκτρονικά. Ο σύγχρονος επιχειρηματίας στέλνει πλέον πολύ περισσότερες επιστολές με email παρά με κανονικό ταχυδρομείο.

Επιστολές των επιχειρήσεων, που αποστέλλονται με e-mail, γράφονται σύμφωνα με τους ίδιους γενικούς κανόνες. Απαιτήσεις για γλώσσα, στυλ και τόνο, τήρηση της εθιμοτυπίας - όλα αυτά τα υποχρεωτικά στοιχεία δεν αλλάζουν. Ωστόσο, τα ηλεκτρονικά μηνύματα έχουν τα δικά τους ιδιαίτερα χαρακτηριστικά.

1. Βεβαιωθείτε ότι η σύνδεσή σας φαίνεται σταθερή ή τουλάχιστον επαρκής. [email προστατευμένο]- Καλός, [email προστατευμένο]- κακώς.
2. Είναι πολύ σημαντικό να συμπληρώνετε πάντα το πεδίο «Θέμα». Από αυτή τη γραμμή εξαρτάται αν ένα άτομο θα ανοίξει το εισερχόμενο μήνυμα. Εάν γράφετε σε ένα άτομο που δεν γνωρίζετε, θα πρέπει να προσπαθήσετε να βρείτε έναν ενδιαφέρον τίτλο. Αλλά μην το παρακάνετε - θέματα στο πνεύμα του "Επείγοντα!!! Μοναδική προσφορά, ανοιχτή τώρα!” προκαλούν μόνο την επιθυμία να κάνετε γρήγορα κλικ στο εικονίδιο του καλαθιού στην κορυφή. Ο τίτλος πρέπει να αποτελείται από 3-5 λέξεις και να αντικατοπτρίζει το περιεχόμενο του μηνύματος.
3. Εάν δεν είστε εξοικειωμένοι με τον παραλήπτη, περιγράψτε εν συντομία ποιος είστε, πώς τον μάθατε. Χωρίς αυτήν την απαιτούμενη εισαγωγή, το μήνυμα μπορεί να εκληφθεί λανθασμένα ως ανεπιθύμητο και να διαγραφεί αμέσως.
4. Μην απενεργοποιήσετε την παράθεση στις ρυθμίσεις - αφήστε την προηγούμενη αντιστοιχία να εμφανίζεται παρακάτω, κάτω από την περικοπή.
5. Η ανάγνωση από την οθόνη είναι αμφίβολη απόλαυση. Ένα χάρτινο γράμμα μπορεί να παραληφθεί και μόνο για αυτόν τον λόγο λαμβάνεται πιο σοβαρά σε ασυνείδητο επίπεδο παρά σε ηλεκτρονικό. Σκεφτείτε αυτό.
6. Όσο πιο σύντομο είναι το μήνυμα email, τόσο πιο γρήγορα θα απαντηθεί.
7. Χρησιμοποιήστε μόνο τυπικές γραμματοσειρές.
8. Μην χρησιμοποιείτε υπερβολικά την επιλογή κειμένου - στο μέγιστο σημαντικά σημείαΤο "τολμηρό" μπορεί να εφαρμοστεί, αλλά χρησιμοποιήστε διαφορετικά χρώματαΑπαράδεκτος.
9. ΟΧΙ κεφαλαια". Ποτέ. Ακόμα και στους υπότιτλους. Το ίδιο ισχύει και για τα διπλά σημεία στίξης.
10. Διαχωρίστε το κείμενο σε παραγράφους με απόσταση μεταξύ τους (απλώς αφήστε μια κενή γραμμή).
11. Μπορείτε να επισυνάψετε εικόνες ή αρχεία κειμένου σε ένα email. Πρόσθετα υλικάκαι εξηγήσεις, σχόλια, αναλυτικά λεπτομερείς περιγραφές- όλα αυτά πρέπει να βρίσκονται στα συνημμένα αρχεία, αλλά όχι στο σώμα της επιστολής.
12. Στην επαγγελματική αλληλογραφία με άτομα με τα οποία έχετε δημιουργήσει μια σχέση εμπιστοσύνης (μιλάμε για έμπιστους συνεργάτες, αξιόπιστους αντισυμβαλλομένους), μπορείτε περιστασιακά να χρησιμοποιείτε emoticon. Αυτό θα «αναβιώσει» την επικοινωνία - τα smileys στην οθόνη (ακόμη και σε ένα επαγγελματικό μήνυμα) γίνονται αντιληπτά αρκετά θετικά. Φυσικά, δεν μπορούν να χρησιμοποιηθούν με «χάρτινα» γράμματα.
13. Φροντίστε να υπογράψετε. Στα email, συνήθως αποτελείται από 3-6 γραμμές και περιλαμβάνει το όνομα και το επώνυμο, τη θέση, το όνομα της εταιρείας, τη διεύθυνση ιστότοπου και τον αριθμό τηλεφώνου επικοινωνίας του αποστολέα.

Παράδειγμα υπογραφής:

Με εκτιμιση,

Ιβάν Ιβάνοφ

[email προστατευμένο]

http://site.com.

Εδώ είναι ένα δείγμα επιχειρηματικής επιστολής για εσάς.

Ανακεφαλαίωση

Αν και είναι αρκετά απλό, τα παραδείγματα καλογραμμένων επαγγελματικών επιστολών δεν είναι τόσο πολλά. Οι επιχειρηματίες μπερδεύονται τακτικά στο σχεδιασμό, χρησιμοποιούν όχι πολύ σωστές διευθύνσεις και ξεχνούν σημαντικές αποχρώσεις.

Παραθέτουμε τα κύρια χαρακτηριστικά που ενυπάρχουν στα καλά επιχειρηματικά μηνύματα:

• αντικειμενικότητα;
• συντομία (είναι επιθυμητό το γράμμα να μην διαρκεί περισσότερο από μία σελίδα).
• ουδέτερος τόνος παρουσίασης.
• έλλειψη συλλογισμού, αφήγηση, υπερβολική λεπτομέρεια.
• έλλειψη συναισθηματικών αξιολογήσεων.
• μια σαφής λογική σχέση μεταξύ τμημάτων του κειμένου και επιμέρους φράσεων.

Αυτό είναι ένα είδος λίστας ελέγχου που μπορείτε να ελέγξετε στην αρχή. Μετά από εκατοντάδες γραπτά και απεσταλμένα επαγγελματικά μηνύματα, η ανάγκη για αυτό θα εξαφανιστεί. Μην αγνοήσετε τους παραπάνω κανόνες και να θυμάστε: η «αντλητική» δεξιότητα της επαγγελματικής αλληλογραφίας αυξάνει σημαντικά τη φήμη σας και, κατά συνέπεια, την εικόνα της εταιρείας.

Για τη διεκπεραίωση εξερχόμενης αλληλογραφίας, ειδικές απαιτήσεις. Αυτό οφείλεται στο γεγονός ότι έχει πληροφοριακό και αναφορικό χαρακτήρα. Κατά την έκδοση επιστολής εξυπηρέτησης, αξίζει να λάβετε υπόψη τις απαιτήσεις του GOST R 6.30-2003 «Ενοποιημένα Συστήματα Τεκμηρίωσης. Ενιαίο σύστημα οργανωτικής και διοικητικής τεκμηρίωσης. Απαιτήσεις για χαρτιά» και εφαρμόστε τα έντυπα του οργανισμού. Για λεπτομέρειες, είναι απαραίτητο να εστιάσουμε στο GOST R 6.30-2003 (από 07/01/2018 θα χρειαστεί να εστιάσουμε στο GOST R 7.0.97-2016). Αυτό θα σας επιτρέψει να διατηρήσετε μια σαφή δομή του εγγράφου και να αποθηκεύσετε το απαιτούμενο στυλ. εργασιακή επικοινωνία, καθώς και να τοποθετήσετε σωστά τα στοιχεία μιας επαγγελματικής επιστολής.

Είναι σημαντικό να σημειωθεί ότι το GOST R 6.30-2003 (καθώς και το GOST R 7.0.97-2016) είναι συμβουλευτικό και οι ίδιοι οι οργανισμοί μπορούν να αναπτύξουν επιστολόχαρτα για επαγγελματική αλληλογραφία. Η υποχρεωτική συμμόρφωση με το καθορισμένο GOST είναι μόνο για ομοσπονδιακές εκτελεστικές αρχές.

Η επικεφαλίδα του εγγράφου μπορεί να βρίσκεται τόσο κατά μήκος όσο και να έχει γωνιακή διάταξη (τα στοιχεία του επιστολόχαρτου, οι αριθμοί τηλεφώνου και οι διευθύνσεις των οργανισμών βρίσκονται συνήθως εδώ). Ένα δείγμα επιστολής με γωνιακή διάταξη λεπτομερειών είναι η πιο κοινή επιλογή στη σύγχρονη εργασία γραφείου.

Δείγμα επιστολόχαρτο με γωνιακές λεπτομέρειες

Στην κορυφή του εγγράφου είναι:

• η ημερομηνία;
• δωμάτιο;
• αναφορά στον αριθμό εγγραφής και την ημερομηνία του εγγράφου (εάν η αλληλογραφία είναι απάντηση)·
• τίτλος του κειμένου, δηλωμένος σε μία φράση.

Η επικεφαλίδα της επίσημης επιστολής βρίσκεται κάτω από τον αριθμό εγγραφής. Περιέχει έκκληση προς τον παραλήπτη. ΠΛΗΡΕΣ ΟΝΟΜΑ. και η θέση του παραλήπτη θα πρέπει να βρίσκεται στην επάνω δεξιά γωνία του εγγράφου. Στο κέντρο αναγράφεται μια έκκληση προς τον παραλήπτη.

Από ποιον και σε ποιον

Τα στοιχεία της εταιρείας του αποστολέα αναγράφονται συχνότερα στο επιστολόχαρτο της εταιρείας. Είναι επίσης απαραίτητο να υποδεικνύεται σωστά ο παραλήπτης της αλληλογραφίας, με άλλα λόγια, τα στοιχεία του παραλήπτη:

• Ονομα εταιρείας;
• το όνομα της δομικής μονάδας στην οποία αποστέλλεται η εξερχόμενη αλληλογραφία·
• θέση του παραλήπτη·
• επώνυμο και αρχικά του παραλήπτη·
• ταχυδρομική διεύθυνση του οργανισμού.

Δείγμα επιστολής σε επιστολόχαρτο της εταιρείας

Είναι σημαντικό να σημειωθεί ότι εάν μια επιστολή με το ίδιο περιεχόμενο πρέπει να σταλεί σε πολλούς παραλήπτες, τότε πρώτα απ 'όλα είναι απαραίτητο να προσδιορίσετε τη διεύθυνση του κύριου παραλήπτη και μόνο μετά τους υπόλοιπους.

Για παράδειγμα:

Yolki-Palki LLC

Νομικό τμήμα

Μόσχα, οδός Zelenaya, 5

ΑΝΤΙΓΡΑΦΟ

στον Διευθύνοντα Σύμβουλο

Green Branches LLC

Simakov V.A.

Αγία Πετρούπολη,

Οδός Frunze, 3

ημερομηνία και αριθμός

Αφού υπογραφεί το εξερχόμενο έγγραφο, σφραγίζεται μια ημερομηνία. Η ημερομηνία μπορεί να έχει τη μορφή 17/05/2018 ή 17 Μαΐου 2019. Στην περίπτωση που η ημερομηνία αναφέρεται πολλές φορές στο έγγραφο, συνιστάται η διατήρηση ενός ενιαίου στυλ γραφής.

Η εκχώρηση αριθμού εγγραφής πραγματοποιείται σύμφωνα με το σύστημα καταχώρισης εξερχόμενης τεκμηρίωσης, το οποίο είναι αποδεκτό στον οργανισμό και μόνο μετά την υπογραφή του εγγράφου. Ο αριθμός εγγραφής αποτελείται από τον αύξοντα αριθμό του εγγράφου, ο οποίος μπορεί να συμπληρωθεί με ευρετήριο πεζών-κεφαλαίων ή γράμματα.

Είναι σημαντικό να σημειωθεί ότι η καταχώριση ενός εξερχόμενου εγγράφου διευκολύνει τόσο εσάς όσο και τον παραλήπτη σας την επεξεργασία αλληλογραφίας.

Όταν απαντάτε σε λαμβανόμενη επίσημη αλληλογραφία, είναι απαραίτητο να συμπληρώσετε τον απαιτούμενο «σύνδεσμο με τον αριθμό εγγραφής και την ημερομηνία του αιτήματος». Στην περίπτωση αυτή, η ημερομηνία και ο αριθμός της επιστολής που ελήφθη αναγράφονται στην επιστολή απάντησης. Αυτό θα εξασφαλίσει ταχύτερη επεξεργασία της αλληλογραφίας στην παραλήπτη εταιρεία.

Ποιος υπογράφει

Η επίσημη αλληλογραφία υπογράφεται κυρίως από τους διευθυντές και, σε περίπτωση απουσίας του στο χώρο εργασίας, από τους αναπληρωτές του ή άλλους υπαλλήλους που ενεργούν ως επικεφαλής κατά τη διάρκεια της απουσίας του.

Είναι σημαντικό να σημειωθεί ότι η σύγχρονη επιχειρηματική αλληλογραφία αποστέλλεται όχι μόνο μέσω ταχυδρομείου, αλλά και με τηλέγραφο, φαξ και ηλεκτρονικό ταχυδρομείο.

Χρειάζεται να αναφέρω τον καλλιτέχνη;

Παρά το γεγονός ότι κάθε επιχειρηματικό μήνυμα υπογράφεται από τον επικεφαλής της εταιρείας ή τους εξουσιοδοτημένους από αυτόν αξιωματούχους, η ίδια η αλληλογραφία πραγματοποιείται από έναν συνηθισμένο απλό υπάλληλο, δηλαδή έναν καλλιτέχνη. Το όνομά του και τα στοιχεία επικοινωνίας του αναφέρονται σε αυτό το μέρος.

Οι πληροφορίες για τον καλλιτέχνη βρίσκονται πάντα στο κάτω μέρος, στις τελευταίες γραμμές. Αναγράφεται το πλήρες όνομα, το πατρώνυμο και το επώνυμο του υπαλλήλου, με νέα γραμμή τον αριθμό τηλεφώνου επικοινωνίας του και ακόμη χαμηλότερα - τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αφήνουμε τη γραμματοσειρά ίδια.

Είναι σφραγισμένο

Οι επιστολές συνήθως δεν σφραγίζονται, αλλά εάν η εξερχόμενη αλληλογραφία είναι επίσημης φύσης, εκδίδεται στο επιστολόχαρτο ενός οργανισμού και προορίζεται να συνάψει νομικές (νομικές) σχέσεις με κάποιον ή άλλο οργανισμό και να είναι υπεύθυνη για όλες τις θέσεις που ορίζονται στο επιστολή, η διοίκηση μπορεί να επιθυμεί να προσθέσει πρόσθετα στηρίγματα με τη μορφή σφραγίδας.

16Απρ

Γειά σου! Σε αυτό το άρθρο, θα μιλήσουμε για επαγγελματικές επιστολές.

Σήμερα θα μάθετε:

1. Γιατί η επαγγελματική αλληλογραφία δεν έχει χάσει τη συνάφειά της.
2. Τι είναι οι επαγγελματικές επιστολές και πώς συντάσσονται;
3. Πώς να γράψετε μια επαγγελματική επιστολή.

Τώρα έξω από τα παράθυρά μας - ώρα ΥΨΗΛΗ τεχνολογιακαι το Διαδίκτυο. Αλλά η επιχειρηματική αλληλογραφία δεν έχει χάσει τη σημασία και τη συνάφειά της, απλώς έχει μεταφερθεί σε άλλα μέσα. Γιατί είναι σημαντικό να είστε σε θέση να συνθέτετε και να μορφοποιήσετε επαγγελματικές επιστολές, ας μιλήσουμε σήμερα.

Γιατί χρειάζεστε επαγγελματική αλληλογραφία

Πρώτα απ 'όλα, είναι μια ευκαιρία να ανταλλάξουμε απόψεις, προτάσεις και σκέψεις με υπαλλήλους ή επιχειρηματικούς συνεργάτες. Με τη βοήθεια αλληλογραφίας δηλώνουν αξιώσεις, αιτήματα, διευκρινίζουν παρεξηγήσεις μεταξύ εταιρειών.

Η επαγγελματική αλληλογραφία είναι μια από τις ποικιλίες της επίσημης.

Διαφορές μεταξύ επαγγελματικών επιστολών και άλλων

Οι κύριες διαφορές είναι οι εξής:

• Στυλ παρουσίασης;
• Λεξιλόγιο που δεν επιτρέπει τη ζωντανή έκφραση των συναισθημάτων.
• Εκδίδεται στο επίσημο επιστολόχαρτο της εταιρείας.
• Η γραμματοσειρά δεν είναι πολύ μικρή, αλλά όχι μεγάλη, ενώ η ίδια σε όλο το κείμενο.
• Σπάνια καταλαμβάνουν περισσότερες από 1 σελίδα.
• Η παρουσία αυστηρής επίσημης υπαγωγής.

Τύποι επαγγελματικών επιστολών

Όλες οι επαγγελματικές επιστολές μπορούν να χωριστούν υπό όρους σε διάφορες ομάδες. Θα σταθούμε σε καθένα με περισσότερες λεπτομέρειες και θα δώσουμε μια σύντομη περιγραφή.

Γράμματα που δεν χρειάζεται να απαντηθούν.

• Εγγυητική επιστολή;
• Συνοδευτικά;
• Ενημερωτική;
• Προειδοποιητικό γράμμα;
• Επιστολή υπενθύμισης.

Γράμματα που χρειάζονται απάντηση.

• Εφεση;
• Πρόταση;
• Αίτηση;
• Απαίτηση;
• Αναφορά.

μη εμπορικές επιστολές.

• Πρόσκληση;
• Συλλυπητήρια επιστολές.
• Ευχαριστήρια γράμματα.
• Επιστολές που ενημερώνουν για κάτι.
• Επιστολές που περιέχουν συστάσεις.
• εγγυητικές επιστολές?
• Επιστολές που επιβεβαιώνουν ότι τα αγαθά έχουν παραληφθεί, η υπηρεσία έχει παρασχεθεί κ.λπ.
• Συγχαρητήρια επιστολές σε διάφορες περιστάσεις.
• Επιστολή αιτήματος·
• Επιστολές οδηγιών.
• Συνοδευτικές επιστολές.

Εμπορικές επιστολές.

Συνήθως χρησιμοποιούνται πριν από τη σύναψη συμφωνίας, καθώς και κατά τη διάρκεια ισχύος της σύμβασης.

Αυτά περιλαμβάνουν:

• Επιστολές με απαντήσεις σε ερωτήματα.
• άμεσο αίτημα·
• - μια επιστολή στην οποία προτείνεται η σύναψη συμφωνίας ή η σύναψη συμφωνίας·
• Απαίτηση;
• Υπενθύμιση;
• Επιστολή που περιέχει προειδοποίηση σχετικά με τον τερματισμό συμφωνιών ή την ανάγκη εκπλήρωσης υποχρεώσεων κ.λπ.

Αν μιλάμε για ταξινόμηση κατά δομή, τότε υπάρχουν 2 τύποι επαγγελματικών επιστολών:

• Περιέχει το κείμενο του συγγραφέα και γραμμένο σε ελεύθερη μορφή.
• Συντάσσεται σύμφωνα με ένα αυστηρό μοτίβο.

Από τους αποδέκτες.

• Εγκύκλιος - μια επιστολή που αποστέλλεται σε πολλούς παραλήπτες.
• Κανονικό - αποστέλλεται σε έναν παραλήπτη για λογαριασμό ενός ατόμου.
• Συλλογικό - αποστέλλεται σε έναν παραλήπτη, αλλά από πολλά άτομα.

Οι επιστολές χωρίζονται επίσης ανάλογα με τη μορφή με την οποία στάλθηκαν:

• Στάλθηκε ως μήνυμα φαξ.
• αποστέλλεται με email?
• Αυτά που αποστέλλονται σε κανονικούς φακέλους.

Υπάρχουν είδη επιστολών που, για ηθικούς λόγους, θα πρέπει να είναι χειρόγραφα παρά δακτυλογραφημένα. Αυτό ισχύει για τα συλλυπητήρια και τα συγχαρητήρια.

Τα μυστικά του σωστού σχεδιασμού

Το κείμενο της επιστολής χωρίζεται σε εισαγωγικό, κύριο και τελικό μέρος. Λογικά σχετίζονται μεταξύ τους. Το εισαγωγικό μέρος περιλαμβάνει τις συνθήκες που οδήγησαν στη δημιουργία της επιστολής και το κύριο μέρος είναι το ίδιο το περιεχόμενο. Στο τελευταίο μέρος συνοψίζονται τα αποτελέσματα που εκφράζουν το αίτημα, την άρνηση κ.λπ.

Γενικά, η επαγγελματική αλληλογραφία με κάθε ευθύνη μπορεί να ονομαστεί τέχνη, επειδή είναι απαραίτητο να μάθουμε πώς να τη διενεργούμε σωστά, σύμφωνα με όλες τις απαιτήσεις. Εξάλλου, τις περισσότερες φορές σκεφτόμαστε μόνο το γεγονός ότι οι πληροφορίες παρουσιάζονται καθαρά, αλλά ξεχνάμε ότι η επιστολή μπορεί να θεωρηθεί το πρόσωπο της εταιρείας.

Στυλιστική.

Κάθε γράμμα τηρείται αυστηρά επιχειρηματικό στυλ, χρησιμοποιούνται τα χαρακτηριστικά λόγου των επίσημων εγγράφων.

Απαιτήσεις για την παρουσίαση πληροφοριών.

Όλες οι πληροφορίες που περιέχονται στην επιστολή έχουν ως εξής:

• Απευθύνεται, προορίζεται για ένα συγκεκριμένο άτομο.
• Από την ημερομηνία σύνταξης, όλες οι πληροφορίες πρέπει να είναι ενημερωμένες.
• Αξιοπίστως;
• Αμερόληπτα?
• Υποστηρίχθηκε;
• Όσο γινόταν, ώστε με βάση αυτό να ήταν δυνατή η λήψη απόφασης.

Μορφή.

Πρώτα απ 'όλα, η επιστολή συντάσσεται σε επιστολόχαρτο που είναι επώνυμο για την εταιρεία.

• Για τη σύνταξη μιας επαγγελματικής επιστολής, χρησιμοποιούνται φύλλα Α4.
• Το αριστερό περιθώριο της φόρμας πρέπει να είναι τουλάχιστον 3 cm, αφού μετά από κάποιο χρονικό διάστημα θα σταλούν στο βιβλιοδέτη.
• Αναφέρεται το όνομα της εταιρείας, η νομική και πραγματική της διεύθυνση, η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
• Καλύτερα για χρήση τυπική γραμματοσειρά Times New Roman, μέγεθος 12. Είναι το πιο βέλτιστο και γίνεται καλά αντιληπτό κατά την ανάγνωση.
• Επιτρέπεται η έκδοση επαγγελματικών επιστολών χωρίς τη χρήση επιστολόχαρτου, τότε θα πρέπει τελικά να παρέχετε πληροφορίες από τη φόρμα.

Εάν η επιστολή αναφέρεται σε μεγάλες συναλλαγές που σχετίζονται με οικονομικά ή εμπιστευτικές πληροφορίες διαφορετικής φύσης, στείλτε αυτές τις επιστολές με φαξ ή σε σε ηλεκτρονική μορφήΔεν συνιστάται. Καλύτερα με τον παλιό τρόπο, σε έναν συνηθισμένο χάρτινο φάκελο.

Αρίθμηση.

Εάν το γράμμα αποτελείται από πολλές σελίδες, τότε είναι αριθμημένες, ξεκινώντας από τη δεύτερη. Οι αριθμοί τοποθετούνται στην κορυφή στη μέση με αραβικούς αριθμούς. Μην βάζετε τελείες δίπλα στον αριθμό.

Διαίρεση σε μέρη.

Αυτό σημαίνει διαίρεση του γράμματος σε παραγράφους. Το κείμενο δεν πρέπει να πηγαίνει σε συνεχή ροή, επομένως απλά δεν θα γίνει αντιληπτό. Χωρίζοντας σε παραγράφους, μπορείτε να δείτε πού τελειώνει μια σκέψη και πού αρχίζει μια άλλη.

Διαθεσιμότητα επιδιορθώσεων.

Οι διορθώσεις και τα τυπογραφικά λάθη, καθώς και τα σβησίματα, είναι ανεπιθύμητα. Το γράμμα πρέπει να συντίθεται σωστά και το κείμενο να εκτυπώνεται σε διαστήματα 1,5 - 2.

Λεπτομέρειες που χρησιμοποιούνται.

Θα αναφέρουμε μόνο τα κύρια, αφού ήδη μιλήσαμε εν συντομία για αυτά λίγο νωρίτερα:

• Εάν η επιχείρηση είναι κρατική, χρησιμοποιείται το εθνόσημο της Ρωσικής Ομοσπονδίας. Βρίσκεται στη μέση της επίσημης φόρμας.
• Πλήρης επωνυμία εταιρείας·
• Αριθμοί φαξ και τηλεφώνου.
• Αριθμός τραπεζικού λογαριασμού;
• Αποδέκτης - επιπλέον, το όνομα της εταιρείας παραλήπτη χρησιμοποιείται στην ονομαστική περίπτωση, χρησιμοποιήστε τη δοτική για να υποδείξετε τη θέση και το επώνυμο του παραλήπτη.
• Εάν ο παραλήπτης έχει ακαδημαϊκό πτυχίο ή τίτλο, να τον αναφέρετε πριν από το επώνυμο του ατόμου.
• Τυχόν στηρίγματα γράφονται σε νέα γραμμή και με κεφαλαίο γράμμα.

Επαγγελματική επιστολή μετά τη συνάντηση

Πραγματοποιήσατε μια επαγγελματική συνάντηση, υπήρχε μια συγκεκριμένη προοπτική. Πώς να αντικατοπτρίζεται αυτό στην επιστολή, θα συζητήσουμε περαιτέρω.

1. Πρώτα απ 'όλα, στην αρχή της επιστολής, ανατρέξτε στην ημερομηνία και την ώρα της επικοινωνίας σας με έναν πιθανό σύντροφο, ακόμα κι αν έχουν περάσει μερικές μέρες από τη συνάντηση.
2. Αποφύγετε λάθη ή υπερβολικά περίπλοκες φράσεις: κάντε το γράμμα σύντομο και σαφές, αλλά με τέτοιο τρόπο ώστε ο παραλήπτης να έχει την επιθυμία να το διαβάσει.
3. Αναφέρετε τι ήταν η συζήτηση. Για παράδειγμα: " Συζητήσαμε πόσο θα κόστιζε το βάζο σε βενετσιάνικο στυλ.»
4. Βεβαιωθείτε ότι ο παραλήπτης της επιστολής εκφράζει τη στάση του στο θέμα της συνάντησης.
5. Καθορίστε την ώρα που μπορείτε να επικοινωνήσετε τηλεφωνικά ή να συναντηθείτε αυτοπροσώπως.
6. Πείτε στον παραλήπτη ότι περιμένετε συνεργασία μαζί του: Ελπίζω να έχουμε περαιτέρω επιχειρηματική σχέση μαζί σας«.
7. Τελειώστε την επιστολή με την ακόλουθη ή παρόμοια φράση: Σου εύχομαι τα καλύτερα...».

Email επαγγελματικές επιστολές

Είναι αδύνατο να αγνοηθούν οι απαιτήσεις για το σχεδιασμό τους, καθώς τώρα όλο και περισσότερες επιστολές εκδίδονται σε ηλεκτρονική μορφή παρά σε χαρτί. Τελικά είναι ο 21ος αιώνας.

Δεν είναι δύσκολο να προετοιμάσετε ένα επαγγελματικό e-mail, οι απαιτήσεις για εγγραφή είναι πανομοιότυπες με τα παραδοσιακά γράμματα. Το μόνο πράγμα είναι ότι μια τέτοια επιστολή θα πρέπει πάντα να έχει τίτλο (ή γραμμή θέματος) έτσι ώστε απλά να μην χαθεί στη ροή τεκμηρίωσης.

Επιπλέον, όταν απαντηθεί μια τέτοια επιστολή, είναι προτιμότερο να μην αλλάζετε το θέμα της επιστολής, ώστε να καταλάβετε γρήγορα περί τίνος πρόκειται αν λάβετε πολλά email.

Επίσης, δεν πρέπει να χρησιμοποιείτε λογισμικό αιχμής όταν δημιουργείτε συνημμένα σε τέτοια γράμματα, απέχει πολύ από το γεγονός ότι ο παραλήπτης σας έχει το ίδιο. Εάν δεν υπάρχει, το γράμμα απλά δεν θα ανοίξει.

Μην χρησιμοποιείτε emoticon όταν γράφετε ένα επαγγελματικό email. Η τεχνολογία είναι εξαιρετική, αλλά χρησιμοποιήστε επιχειρηματική γλώσσα όταν γράφετε.

Ποια είναι η προθεσμία για την απάντηση σε μια επιστολή;

Εάν η επιστολή ανήκει στην κατηγορία που απαιτεί απάντηση, τότε το πότε θα απαντηθεί εξαρτάται από τις πληροφορίες που περιέχονται στην επιστολή:

• Εάν λάβετε ένα αίτημα, εντός των επόμενων τριών ημερών από την ημερομηνία παραλαβής, επιβεβαιώστε ότι έχει ληφθεί. Και η τελική απάντηση μπορεί να δοθεί μέσα σε ένα μήνα?
• Αν μιλάμε για συλλυπητήρια, μπορεί να σταλεί εντός δέκα ημερών από τη στιγμή που συνέβη το θλιβερό γεγονός.
• Επιτρέπεται η αποστολή συγχαρητηρίων εντός 8 ημερών από τη στιγμή που μάθατε για την επίσημη ημερομηνία.
• Μιλώντας για γενικούς κανόνες καλούς τρόπους, τότε είναι καλύτερα να απαντήσετε σε επιστολές εντός επτά ημερών.

Πώς να γράψετε μια επαγγελματική επιστολή: απλή γλώσσα για περίπλοκη

Διάκριση μεταξύ επαγγελματικής επιστολής και προσωπικής αλληλογραφίας. Έχουμε ήδη μιλήσει περισσότερες από μία φορές σήμερα για το ποιες είναι αυτές οι διαφορές, δεν πρέπει να τις ξεχνάμε. Τώρα ας δούμε τη σύνταξη μιας επιστολής σταδιακά.

Στάδιο 1. Προσδιορίστε τον παραλήπτη.

Στην επάνω δεξιά γωνία της φόρμας γράφουμε το επώνυμο, τα αρχικά και τη θέση του ατόμου στο οποίο απευθύνουμε την επιστολή. Εάν ο παραλήπτης είναι οργανισμός, υποδείξτε τη νόμιμη διεύθυνση του.

Στάδιο 2. Εφεση.

Το τοποθετούμε στη μέση της φόρμας. Πραγματοποιείται με σεβασμό, χωρίς συντομογραφίες και κηλίδες.

Παράδειγμα: Αγαπητέ (όνομα, πατρώνυμο)!Επίσης, μια διεύθυνση προς τον παραλήπτη μπορεί να πραγματοποιηθεί με ένδειξη της θέσης του. Αλλά όταν απευθύνεστε σε ένα άτομο ονομαστικά, μειώνει το ψυχολογικό άγχος, υποδηλώνει ότι η επιχειρηματική σχέση είναι σταθερή και εδραιωμένη.

Στάδιο 3. Δήλωση σκοπού.

Εξηγήστε τον σκοπό της επιστολής, την ουσία και τις κύριες ιδέες της. Αυτό το μέρος είναι το κύριο. Γράψτε τι θέλετε να πείτε, ποιος είναι ο λόγος της ένστασης. Αλλά μην ξεχνάτε το επίσημο και ουδέτερο στυλ.

Στάδιο 4. Κάνοντας προτάσεις, συστάσεις.

Σχεδόν κάθε επαγγελματική επιστολή υποδηλώνει ότι ο παραλήπτης θα απαντήσει σε αυτήν. Αυτό δεν απαιτείται κυρίως από επιστολές πληροφοριακού χαρακτήρα. Επομένως, μην περιγράψετε απλώς το πρόβλημα, αλλά προτείνετε επίσης πώς μπορεί να λυθεί.

Εάν υποβάλετε καταγγελία, ζητήστε να ληφθούν ορισμένα μέτρα, αλλά εάν προσφέρετε να συνεργαστείτε, πείτε μας ποιες επιλογές είναι διαθέσιμες.

Με απλά λόγια, αυτός που λαμβάνει το γράμμα πρέπει να δει ότι όχι μόνο θέλει κάτι από αυτόν, αλλά και να καταλάβει πώς μπορεί να γίνει αυτό.

Πώς να τερματίσετε μια επαγγελματική επιστολή

Μια επαγγελματική επιστολή πρέπει να είναι γραμμένη τέλεια. Εάν δεν τηρούνται οι κανόνες ορθογραφίας, αυτό μπορεί να επηρεάσει αρνητικά τη φήμη της εταιρείας στο σύνολό της. Ως εκ τούτου, προτείνουμε τώρα να σταθούμε λεπτομερέστερα στο σχεδιασμό του τελευταίου μέρους μιας επαγγελματικής επιστολής.

Στο τέλος της επιστολής, συνοψίστε όλα όσα ειπώθηκαν νωρίτερα. Αλλά δεν αξίζει να επεκτείνουμε τα συμπεράσματα σε 10 προτάσεις, άλλωστε, η συντομία και η συνοπτικότητα εκτιμώνται στις επαγγελματικές επιστολές. Είναι καλύτερα να περιοριστείτε σε απλές φράσεις.

Θα βάλουμε 2 δείκτες ως βάση του τέλους: θα πρέπει να είναι όσο πιο ευγενικό και σωστό γίνεται. Υπάρχουν διάφορες επιλογές για τον τρόπο κατασκευής του.

Ορίστε μερικά παραδείγματα:

• Σας ευχαριστούμε για την προσοχή ή τη βοήθειά σας: Ευχαριστώ! (Επιτρέψτε μου να σας ευχαριστήσω…);
• Εκφράστε τις ελπίδες σας για το μέλλον: Ελπίζουμε για αμοιβαία επωφελής συνεργασία(Ελπίζουμε να λάβουμε απάντηση σύντομα…)
• Μπορείτε να δημιουργήσετε μια φράση με τη διαβεβαίωση του παραλήπτη για κάτι: Θα χαρούμε να συνεργαστούμε μαζί σας.
• Κάνε ένα αίτημα: Αναφέρετε τα αποτελέσματα.
• Συγνώμη για την ταλαιπωρία που προκλήθηκε: Ζητώ συγγνώμη για την απροσδόκητη καθυστέρηση στην πληρωμή του υλικού.

Πώς να πείτε αντίο στον παραλήπτη.

Παρά το γεγονός ότι η αλληλογραφία είναι επίσημη, μπορείτε να πείτε αντίο με διαφορετικούς τρόπους.

Εδώ είναι μερικές επιλογές:

• Με σεβασμό σε εσάς…;
• Σας εύχομαι επιτυχία...?
• Τις καλύτερες ευχές μου…

Βάλαμε σωστά την υπογραφή.

Όταν υπογράφετε μια επιστολή, αναφέρετε τη θέση, το όνομα και το επίθετό σας. Εάν αμφιβάλλετε για την καταλληλότητα μιας φράσης όπως: " Με εκτίμηση" -απλά μην το χρησιμοποιείς.

Μπορείτε να υποδείξετε στην υπογραφή τις επαφές σας, τον πρόσθετο αριθμό τηλεφώνου ή διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, δείχνετε έτσι στον παραλήπτη ότι είστε έτοιμοι να επικοινωνήσετε και να συνεργαστείτε μαζί του.

Στο επόμενο μέρος του άρθρου μας, θα ήθελα να μιλήσω για επαγγελματικές επιστολές στα αγγλικά.

Επαγγελματικές επιστολές στα αγγλικά

Δεν υπάρχει ρυθμιζόμενο έντυπο για τη σύνταξη τέτοιων επιστολών. Όλα θα εξαρτηθούν από το ποιος είναι ο σκοπός της επιστολής και ποιος είναι ο παραλήπτης. Ακολουθούν ορισμένες σύντομες οδηγίες για τη σύνταξη.

Ημερομηνία γραφής.

Αν γράψουμε στις ΗΠΑ, τότε στην ένδειξη της ημερομηνίας βάζουμε πρώτα τον μήνα, μετά την ημέρα και μόνο μετά το έτος. Εάν στο Ηνωμένο Βασίλειο - η ημερομηνία είναι τοποθετημένη όπως στη Ρωσική Ομοσπονδία. Ταυτόχρονα, γράψτε τον μήνα με γράμματα, αποφύγετε τη σύγχυση.

Στοιχεία παραλήπτη.

• Εάν γράψετε σε έναν άνδρα, επικοινωνήστε με: Mr (συμπληρώστε το επώνυμο)
• Εάν μια γυναίκα που είναι παντρεμένη: Κυρία (συμπληρώστε το επώνυμο)
• Για μια ανύπαντρη κυρία: Δεσποινίς (συμπληρώστε το επώνυμο)
• Εάν δεν γνωρίζετε την κατάσταση της κυρίας: κα (συμπληρώστε το επώνυμο).

Ένδειξη διεύθυνσης.

Η σειρά είναι αντίθετη από αυτή που εγκρίθηκε στη Ρωσική Ομοσπονδία: γραφείο, αριθμός σπιτιού, όνομα οδού, ταχυδρομικός κώδικας, όνομα πολιτείας (αν γράψουμε στις ΗΠΑ), όνομα κομητείας και όνομα χώρας (αν γράψουμε στο Ηνωμένο Βασίλειο).

Πώς να επικοινωνήσετε με τον παραλήπτη.

Τυπικές κλήσεις:

• Αγαπητή κυρία;
• Αγαπητέ κύριε;
• Αγαπητέ κύριε ή κυρία;
• Αγαπητή κυρία;
• Αγαπητός.

Μετά την έφεση βάζουμε κόμμα (αν γράψουμε στο ΗΒ) ή άνω και κάτω τελεία (αν γράψουμε στις ΗΠΑ). Δεν γίνεται δεκτό θαυμαστικό.

Θέμα.

Φροντίστε να αναφέρετε το θέμα της επιστολής, καθώς και στη Ρωσική Ομοσπονδία.

Κύριο κείμενο.

Χωρίστε το σε παραγράφους. Ή γράψτε κάθε πρόταση σε μια νέα γραμμή.

Πώς να πω αντίο

Για παράδειγμα, όπως αυτό: Σας ευχαριστούμε για τη βοήθεια, παραμένουμε πραγματικά δικοί σας»- Ευχαριστώ, αφοσιωμένο σε σένα... αν και μπορεί να είναι λιγότερο επίσημο.

Μορφοποίηση υπογραφής.

Βάζουμε την υπογραφή κάτω από την παράγραφο με αποχαιρετισμό, υποδεικνύουμε το επώνυμό μας και το όνομά μας, το όνομα της εταιρείας και τη θέση μας.

Σχεδιασμός εφαρμογών.

Εάν επισυνάπτετε έγγραφα, σημειώστε το στο τέλος της επιστολής: " Enc."και λίστα εφαρμογών.

Τι να κεφαλαιοποιήσετε.

• Επώνυμα και αρχικά·
• Επωνυμίες εταιρειών.
• Ονόματα πόλεων, πολιτειών και ούτω καθεξής.
• Οποιεσδήποτε λέξεις που υποδηλώνουν τη θέση που κατείχε.
• Τα πρώτα λόγια του αποχαιρετισμού.
• Εισαγωγικές παρατηρήσεις.

Πριν τελειώσουμε τη συνομιλία, θα δώσουμε δείγματα επαγγελματικών επιστολών στα ρωσικά και τα αγγλικά.

Δείγματα επαγγελματικών επιστολών στα ρωσικά και τα αγγλικά

συμπέρασμα

Συνοψίζοντας, θα ήθελα να πω ότι μια επαγγελματική επιστολή είναι ένα εργαλείο επικοινωνίας σε οποιοδήποτε τομέα δραστηριότητας. Αν γραφτεί σωστά, σίγουρα θα παρουσιάσει την εταιρεία σας με θετικό τρόπο.

Από την άλλη, ένα γράμμα γραμμένο ατημέλητα, με λάθη, είναι ικανό να καταστρέψει τα περισσότερα πολλά υποσχόμενη επιχείρηση. Γράψτε σωστά γράμματα και προσπαθήσαμε να σας πούμε πώς να το κάνετε.