Порядок хранения дубликатов ключей от склада. Порядок хранения, учёта и выдачи аварийных ключей (ЧС). Особый регламент выдачи

Здравствуйте уважаемые посетители сайта poryadokvdome.com. В статье «Моя пригожая прихожая» мы выяснили, что первым предметом, который мы используем, входя в дом, оказывается ключ. Можно сказать, что это ключевой предмет в доме. Вот поэтому мы сегодня и займёмся вопросом «Где и как хранить ключи, чтобы они не терялись?» А теперь скажите-ка мне, куда обычно Вы кладёте ключи? В карман? В сумку? Просто кидаете куда попало? А может есть ещё и такие, которые, уходя из дома, кладут ключ от квартиры - о, ужас! - под половик? Стоит ли тогда удивляться, что Вы не можете их потом найти? Допустим, Вы кладёте их в карман плаща, а на следующий день надеваете куртку или кладёте их в одну сумку, а на следующее утро берёте другую. Естественно Вы начинаете перебирать все карманы и все сумки в поисках ключа. Логично? Логично. Удобно? Конечно же, нет!

Попробуем рассмотреть как можно больше способов хранения ключей от дома, начиная с традиционных и заканчивая совсем экзотическими. Может быть, какой-нибудь из них и Вам подойдёт.

Способ 1. Ключницы.

Ключницы - это такие небольшие шкафчики, с дверцей или без, в котором предусмотрены крючочки, на которые и вешаются ключи. Они могут выглядеть как интерьерные панно или коллажи и очень украшают прихожую.

Ключницы могут быть с зеркалами:

Ключницы с часами:

Ключницы-фоторамки:

Ключницы в морском стиле:

Ключницы в «мужском» стиле:

Если у Вас большой дом с кладовыми, подвалами и винными погребами, то ключи от этих помещений было бы удобнее держать на кухне. В таком случае, Вам подойдут ключницы-коллажи в кулинарном стиле. Конечно же, на крючки можно вешать не только ключи.

С набором специй:

Просто симпатичные коллажи:

Кстати, чтобы ключи в карманах не протирали дыры и не терялись, их можно держать в специальном футляре или ненужном чехле от мобильника на молнии.

Если у Вас в прихожей расположен счётчик и Вам не нравится, что он на виду, можно сделать так, чтобы и счётчик скрыть, и ключи пристроить. Угадали, как? Верно! В таком случае нам подойдёт шкафчик-ключница без задней стенки, но с дверкой. Глубина такого шкафчика должна соответствовать толщине счётчика. Крючки для ключей можно приделать как снаружи, так и внутри. Недостатком является то, что делать этот шкафчик придётся самому.

Но может Ваш счётчик уже скрыт в металлическом шкафу? Тогда Вам подойдёт следующий способ.

Способ 2. Магниты.

Магнитные брелки отлично магнитятся к металлическому шкафчику. А если у Вас маленькая кухня и поэтому холодильник стоит в прихожей - тем лучше! Зато есть куда повесить ключи. Никаких лишних движений, никаких открываний и закрываний дверек, раз - вытащил ключ из кармана или сумочки, два - примагнитил брелком и гуляй!

Сейчас в магазинах всевозможные магниты представлены в большом многообразии. Например, у меня есть вот такой смешной магнитный поросёнок. Ему тоже можно поручить охрану Ваших ключей, правда только если они не в связке. Потерять ключ при таком способе хранения просто невозможно!

Однако, в том случае, если Вы держите ключи с магнитным брелком вместе с мобильником или флешкой, то считается, что магнитное поле может испортить эти устройства. Что ж, в таком случае старайтесь избегать контакта с этими предметами, а ещё лучше - держите ключи в отдельном кармане.

Вы можете спросить: «А что делать тем, у кого нет в прихожей ничего металлического? Куда вешать ключи?» В таком случае, мы поступим по другому. Ведь ключи сделаны из металла? Из металла. Значит можно их цеплять наоборот - не магнитом к металлу, а металлом к магниту! В продаже есть такой специальный кухонный магнитный держатель для ножей и ножниц, может встречали? А почему бы не цеплять на него ключи? По моему очень удобно и эстетично.

Способ 3. Вешалки и крючочки.

Этот способ подойдёт тем, кто по каким-либо причинам не хочет вешать в прихожей целый шкафчик для ключей. В таком случае может подойти просто обыкновенная вешалка с крючочками. Они бывают простые и стильные, любого цвета и из практически любого материала. Вот ещё несколько идей с вешалками.

В качестве крючков можно использовать алюминиевые ложки или вилки:

А можно прикрутить разноцветные ручки от шкафчиков с проволочными самодельными крючками.

Если нет желания сверлить стену, то вот как можно выкрутиться.

Использовать в качестве вешалки для ключей вешалку для плечиков:

или вешалки для ремней и галстуков. Их можно повесить на дверную ручку, если она у Вас круглая.

А можно приспособить в качестве вешалки даже ненужные грабли:

Ещё вариант - пластиковые крючки на самоклейке. Правда они крепко держатся только на очень гладкой поверхности. Попробуйте приклеить их к нижней кромке зеркала или на кафель (если он есть в прихожей).

Ну и наконец, способ из разряда «дёшево и сердито». Если у Вас всего одна связка ключей или вообще только один ключ, то Вы можете в качестве брелка использовать обыкновенный канцелярский зажим. К тому же зажим можно применять и для хранения карманных денег первой необходимости, например на общественный транспорт (если Вы на нём добираетесь до работы).

Придя домой после работы (уже без денег), Вы можете прицепить ключ на зажиме куда Вам угодно (только запомните куда или привесьте ещё к нему брелок, реагирующий на свист хозяина)

Способ 4. Органайзеры.

Этот способ подходит не только для хранения ключей. Органайзеры в прихожей выполняют функцию и ключницы и мини-информационного центра семьи. На них можно размещать записки-напоминалки, счета, ключи, денежную мелочь, шариковые ручки, блокноты, мобильники - короче все те вещи, которые мы выкладываем при приходе домой и не должны забыть забрать при уходе. Некоторые из них вешаются на стену, а другие можно повесить на дверь и снабдить надписью «Не забыть взять!»

Если Вы не найдёте готовых вариантов таких органайзеров, то можно как всегда придумать что-то своё. Например, использовать в качестве органайзера вот такую пластиковую штуку, которую можно найти в любом хозяйственном магазине.

Вот ещё один, несколько неожиданный, вариант органайзера: угадаете, что это? Его можно использовать и для ключей, и для записок на липучке.

Способ 5. Экзотический.

Все эти идеи мне удалось найти на просторах Интернета. Вот они:

Вот такая полушарообразная штука для ключей.

2.2.1. Основной комплект ключей от Помещений, выдается Пользователю администратором ДАО одновременно с передачей Помещений в сроки, установленные Договором аренды.

2.2.2. Пользователь обязан предоставить в ДАО запасной комплект ключей и подписать соответствующую форму Акта приема-передачи ключей (Приложение № 10). Запасной комплект ключей от Помещения Пользователь передаёт в службу охраны в специальных тубусах, опечатанных печатью. Сохранность ключей, целостность Тубусов и печатей на них могут быть проверены Пользователем в любое время.

2.2.3. Использование запасного комплекта ключей допускается только в случае возникновения аварийной ситуации с обязательным уведомлением Пользователя.

2.2.4. Вскрытие Помещения производится представителем УК в присутствии представителя службы охраны. О необходимости вскрытия сообщается по телефону ответственному лицу компании- арендатора.

2.2.5. После вскрытия Помещения Пользователя представитель УК составляет соответствующий Акт с указанием причины такого вскрытия. Копия Акта предоставляется Пользователю при первой возможности.

2.2.4. При замене замков в помещениях Пользователь должен передать в ДАО БЦ «Плеханова,7» новый комплект запасных ключей до окончания рабочего дня, в день замены, для его дальнейшего опечатывания в тубус.

Пользователей
Для доступа в Здание БЦ используются персональные магнитные карты – пропуска.
Пропуск с определенным уровнем доступа выдается каждому сотруднику или посетителю по запросу Пользователя.
2.3.1. Для постоянных сотрудников Пользователей оформляются единые постоянные пропуска, дающие право на проход на территорию и в здания Бизнес-центра «Плеханова, 7», в соответствии с разрешенным Пользователю уровнем доступа.

Постоянные пропуска оформляются по заявке (Приложение № 1).

Срок действия пропуска – равен сроку действия договора аренды. По окончании действия пропусков, для их продления, в отдел аренды подаются списки постоянных сотрудников Пользователя, отпечатанные на бланке компании Пользователя.

В соответствии с этой заявкой и списком сотрудников, ДАО предоставляет нужное количество пропусков с необходимым уровнем доступа.

В случае отсутствия у сотрудников фотографий на электронном носителе, Пользователь должен обратиться в ДАО.

Администратор ДАО сфотографирует сотрудников, отредактирует фотографии и нанесёт их на пропуска. Готовые пропуска выдаются под подпись, уполномоченному представителю Пользователя.

Примечание: При пользовании системой контроля и управления доступом запрещается:

удерживать турникеты, которые оборудованы системой доступа, открытыми;
передавать пропуск другим лицам, как работникам Пользователя, так и посетителям.
пользоваться чужим пропуском.

Нарушители установленного пропускного режима не допускаются на территорию, а пропуск изымается.

Об изъятии пропуска администратор департамента арендных отношений немедленно информирует руководителя компании Пользователя или должностное лицо, ответственное за пропускной режим.

2.3.2. До оформления пропусков проход сотрудников Пользователя осуществляется по гостевым пропускам, которые оформляются в соответствии со списками, после предъявления в бюро пропусков документа, удостоверяющего личность (паспорт, военный билет, водительское удостоверение). Действие списков как основного документа, дающего право на проход в здание и на территорию, заканчивается в день, следующий за днем получения сотрудниками Компании постоянных пропусков.

При увольнении сотрудника Пользователя(в день увольнения) в ДАО подается информация на бланке компании Пользователя о необходимости блокирования карты доступа.

Ответственность за проход сотрудника, не сдавшего пропуск или не исключенного из списков при его увольнении, несет руководитель компании Пользователя.

Ежеквартально (не позднее пятого числа следующего после квартала месяца) Пользователь подаёт в ДАО списки сотрудников для корректировки информации о составе компании Пользователя и базы данных системы контроля и управления доступом.

2.3.3. Посетители проходят в здание по спискам приглашенных лиц (Приложение № 2) либо в сопровождении сотрудника Пользователя. Списки подаются заблаговременно или в день прихода посетителей и могут дополняться в течение дня назначенными для этого должностными лицами Пользователя. В случае прихода посетителя отсутствующего в списке приглашенных лиц, сотрудник ресепшн созванивается с сотрудником Пользователя, имеющем право допуска и, получив от него устное подтверждение о разрешении допуска, оформляет временный пропуск. Сотрудник ресепшн фиксирует данные документа удостоверяющего личность (паспорт, военный билет, водительское удостоверение) в базе посетителей.

Ситуация, знакомая многим: ключей много, ответственных лиц и того больше, а в в офис не попадешь! А потом приезжает разгневанный руководитель, и вы стоите перед ним, как второгодники вспомогательной школы перед старцем Фура, мямлите что-то неубедительное и понимаете, что ответить вам совершенно нечего… А все почему? Да потому, что нет продуманной системы сдачи, хранения и выдачи ключей от помещений вашей организации. При всей кажущейся простоте вопроса организовать этот процесс бывает непросто.

И раз уж больше некому, давайте попробуем разобраться последовательно в основных принципах, на которых зиждется «ключная» политика компании, найдем болевые точки, разрубим гордиевы узлы, укрепим краеугольные камни и гордо посмотрим руководству в глаза, ибо не зря едим хлеб свой насущный!

Начнем с того, что все организации очень разные (по численности, профилю деятельности и т.д.). Рассмотрим наиболее общий вариант: промышленно-коммерческая организация, численностью в несколько сотен человек, имеющая в своем распоряжении офисные, бытовые, складские и производственные помещения (в т.ч. и повышенной опасности, и особо опасные помещения), располагающаяся в собственном здании, на огороженной и охраняемой территории и имеющая собственную службу безопасности (т.е. сотрудников охраны в количестве, достаточном для обеспечения круглосуточной охраны въезда на территорию, самой территории и помещений), причем некоторые помещения оборудованы охранной сигнализацией, обслуживаемой вневедомственной охраной или лицензированным частным охранным предприятием. Если ваша организация небольшая, состоящая из нескольких человек, сидящих в одном небольшом арендуемом офисе, то придется обойтись собственными силами и силами охраны, имеющейся в здании, где расположен ваш офис.

Цели, задачи, необходимое…

При разработке системы выдачи и хранения ключей обязательно нужно учесть:

Обеспечение беспрепятственного доступа в помещения организации представителей экстренных и аварийных служб в любое время суток.
Обеспечение доступа в помещения работников компании в рабочее и, при необходимости, во внеурочное время.
Обеспечение целостности и безопасности имущества организации.
Пресечение доступа в помещения нежелательных лиц.

Нам понадобятся:

разноцветные маркеры или ручки;
планы помещений;
пустографный журнал (журнал регистрации, амбарная книга и т.д.);
специальный ящик для хранения ключей (рис. 1), возможно, сейф (в зависимости от требований руководства или службы безопасности);

пеналы для хранения ключей (рис. 3);

самоклеющиеся или иные пломбы, пригодные для опечатывания выбранных и приобретенных вами пеналов.

Разобьем процесс на отдельные этапы.

1. СКОЛЬКО ВСЕГО КЛЮЧЕЙ И У КОГО ОНИ НАХОДЯТСЯ?

Для этого нужно будет нарисовать или раздобыть у подходящих специалистов (отдела капитального строительства, отдела эксплуатации зданий, отдела связи, службы безопасности и т.д.) поэтажный план вашей организации с обозначением всех дверей, запирающихся на ключ, обозначением помещений, сдающихся под охрану и оборудованных сигнализацией. Также на изображении соответствующих помещений нужно подписать названия всех отделов и служб (желательно разноцветными маркерами) и написать количество ключей от каждой двери и ответственного за них.

Главная проблема на этом этапе - получить максимально достоверную информацию от работников и как следует подумать собственной головой. Например, будет нелишним поинтересоваться у начальника хозяйственного отдела, завхоза или слесаря, когда меняли ключи, на каких дверях, сколько было экземпляров и кому они были переданы, попросить показать журнал выдачи ключей ответственным сотрудникам (если он есть), в случае его отсутствия - записать как можно более полно всю полученную устную информацию. Следует помнить, что к каждому замку изначально бывает как минимум три «родных» ключа, а к современным замкам - и вовсе пять.

Пример заполненной схемы офисных помещений представлен на рис. 4:

Из схемы, представленной на рис. 4, становится очевидно, что ключевой фигурой в нашей организации и в прямом, и в переносном смысле является уборщица: желтый цвет присутствует во всех ячейках нашего плана, а от некоторых стратегически важных помещений так и вовсе ключ один и только у нее! Видите, сколько полезного можно узнать, визуализируя информацию? Оказывается, в «доме» главный вовсе не босс, и даже не служба безопасности, призванная бдить за всем и вся, а простая женщина в рабочем халате, наводящая чистоту и порядок.

После заполнения схем «со слов» не поленитесь и пройдите по всем помещениям, проверьте, все ли замки и ключи нанесены на схему, не появилось ли новых запирающихся дверей в неожиданных местах и т.д.

Теперь сведем полученные данные в таблицу:

Аналогичным образом поступаем с планом производственных помещений (рис. 5).

Заполним таблицу, пометив помещения с повышенной опасностью красным цветом. Какие из помещений относятся к помещениям с повышенной опасностью и особо опасным помещениям, можно узнать у специалиста по охране труда и промышленной безопасности вашей организации или организации-арендодателя.

Зачем нужно отмечать на схеме и в таблице опасные помещения? Дело в том, что хранение и выдача ключей от подобных помещений согласно Правилам по охране труда при эксплуатации электроустановок (утверждены приказом Минтруда России от 24.07.2013 № 328н, далее - Правила № 328н), должны быть строго регламентированы, рассмотрим это чуть ниже, в следующем разделе нашей статьи.

2. СКОЛЬКО НУЖНО КЛЮЧЕЙ К КАЖДОМУ ЗАМКУ? У КОГО ОНИ ДОЛЖНЫ НАХОДИТЬСЯ?

Как показывает практика, ключей от каждого помещения и от каждой запертой двери должно быть, как минимум, два, т.е. от всех замков должны обязательно быть запасные ключи.

В наиболее общем случае при создании положения о сдаче, хранении и выдачи ключей ответственным лицам из подразделений нужно обязательно указать, что нельзя:

уносить домой ключи от помещений;
хранить их на рабочем месте в шкафчиках со сменной рабочей одеждой и прочими личными вещами (например, в шкафчиках уборщиц), в столах и т.д.

Все ключи от помещений нужно промаркировать должным образом, а именно ударными клеймами, содержащими код помещения и номер экземпляра ключа. Это предотвратит фальсификацию ключей. Вы спросите: «А что ужасного произойдет, если на хранение вечером будет сдан не оригинал, а свежеизготовленный дубликат ключа? Они же идентичны!» А вот и не всегда. Очень часто дубликат плохо отпирает, а то и вовсе не подходит к замку. И в случае возникновения чрезвычайной ситуации или просто острой необходимости попасть в такое помещение будет невозможно.

Но реальность такова, что зачастую организация состоит из пары человек - директора и бухгалтера/делопроизводителя или сдавать ключи после работы просто некому. В таком случае предлагаю все равно создать краткую инструкцию, где указать, что ключ от офиса находится у главного бухгалтера с ведома и разрешения директора организации, и обязательно утвердить данную инструкцию у руководителя. Существование подобного документа может однажды спасти вашу репутацию и избавить от разного рода неприятностей.

Ключей может быть больше двух?

Да. К рассмотрению данного вопроса нужно подходить индивидуально в каждом конкретном случае. Одно правило нужно соблюдать неукоснительно: последний (запасной) экземпляр ключа из места хранения не выдавать никому и ни при каких условиях, кроме как при возникновении чрезвычайной ситуации и угрозы жизни и здоровью людей (например, в запертом помещении находится человек, которому стало плохо, и он не в состоянии сам открыть дверь и выйти) - то есть ситуаций, описанных в инструкции по хранению и использованию ключей в вашей организации. Также порядок пользования ключами может быть описан в инструкции по обеспечению безопасности или иных, близких по содержанию, документах. Обычно их составлением, утверждением, вводом в действие и исполнением занимается служба безопасности организации. Но если ваша организация невелика, а вопрос с ключами по каким-либо причинам стоит на злобе дня, то разработать и внедрить несложную процедуру вполне по силам и делопроизводителю (секретарю). Самое главное - учесть все нюансы.

Пример

Организация размещается в многоэтажном здании и занимает несколько этажей. Мужские туалеты есть на 1, 2 и 4 этажах, женские - на 3 и 5 этажах. Причем они расположены таким образом, что двери, ведущие к ним с лестниц и общих коридоров, запираются на ключ, оборудованы охранной сигнализацией, код от которой известен очень узкому кругу лиц, внесенных в специальную базу данных стороннего охранного агентства.

В таких условиях, привлекая работников к сверхурочной работе, работодатель обязательно должен предусмотреть возможность пользования «удобствами», т.е. определить, сотрудники какого пола предполагают ударно потрудиться, и при составлении распоряжения и служебной записки о предоставлении доступа в помещения соответствующих отделов и служб включить в список трудящихся еще и лиц, имеющих право снимать соответствующие помещения с сигнализации и имеющих от них ключи (при условии, что у вас не заведено хранить ключи на КПП или в ином охраняемом месте).

Кроме нанесения маркировки на тело ключа, к каждому необходимо прикрепить бирку. Для этого используйте брелоки-бирки с окном для надписи.

Что касается ключей от опасных производственных помещений и помещений с повышенной опасностью, то их хранение регламентируется Правилами № 328н:

Извлечение

из Правил № 328н

III. Охрана труда при оперативном обслуживании и осмотрах электроустановок

3.12. Двери помещений электроустановок, камер, щитов и сборок, кроме тех, в которых проводятся работы, должны быть закрыты на замок.

3.13. Порядок хранения и выдачи ключей от электроустановок определяется распоряжением руководителя организации (обособленного подразделения). Ключи от электроустановок должны находиться на учете у оперативного персонала. В электроустановках, не имеющих местного оперативного персонала, ключи могут быть на учете у административно-технического персонала.

Ключи от электроустановок должны быть пронумерованы и храниться в запираемом ящике. Один комплект должен быть запасным.

Выдача ключей должна быть заверена подписью работника, ответственного за выдачу и хранение ключей, а также подписью работника, получившего ключи.

Ключи от электроустановок должны выдаваться:

работникам, имеющим право единоличного осмотра, в том числе оперативному персоналу - от всех помещений, вводных устройств, щитов и щитков;

допускающему из числа оперативного персонала, ответственному руководителю работ и производителю работ, наблюдающему при допуске к работам по наряду-допуску, распоряжению от помещений, вводных устройств, щитов, щитков, в которых предстоит работать;

оперативному или оперативно-ремонтному персоналу при работах, выполняемых в порядке текущей эксплуатации от помещений, в которых предстоит работать, вводных устройств, щитов и щитков.

Ключи подлежат возврату ежедневно по окончании осмотра или работы.

Работодатель должен обеспечить учет выдачи и возврата ключей от электроустановок.

Кроме того, приказ Минэнерго России от 08.07.2004 № 204 «Об утверждении глав правил устройства электроустановок» гласит:

«1.7.72. В электропомещениях электроустановок напряжением до 1 кВ не требуется защита от прямого прикосновения при одновременном выполнении следующих условий:

Эти помещения отчетливо обозначены, и доступ в них возможен только с помощью ключа;

Обеспечена возможность свободного выхода из помещения без ключа, даже если оно заперто на ключ снаружи».

Советую применять данное правило не только к помещениям с электроустановками, но и ко всем помещениям с повышенной опасностью и особо опасным помещениям!

Кроме того, п. 4.2.96 этого же документа гласит: «Двери из РУ должны открываться в направлении других помещений или наружу и иметь самозапирающиеся замки, открываемые без ключа со стороны РУ.

Двери между отсеками одного РУ или между смежными помещениями двух РУ должны иметь устройство, фиксирующее двери в закрытом положении и не препятствующее открыванию дверей в обоих направлениях.

Двери между помещениями (отсеками) РУ разных напряжений должны открываться в сторону РУ с низшим напряжением.

Замки в дверях помещений РУ одного напряжения должны открываться одним и тем же ключом; ключи от входных дверей РУ и других помещений не должны подходить к замкам камер, а также к замкам дверей в ограждениях электрооборудования.

Требование о применении самозапирающихся замков не распространяется на РУ городских и сельских распределительных электрических сетей напряжением 10 кВ и ниже».

С ключами от помещений с электроустановками, распределительными устройствами и т.д. вам может помочь разобраться главный инженер, главный энергетик, специалист по охране труда и технике безопасности и другие технические специалисты. В статье я упомянула об этих инструкциях и правилах не случайно, а для того, чтобы вы имели представление о тонкостях, связанных с ключами от производственных помещений и своевременно обратили на это внимание.

Итак, предположим, что с количеством ключей мы определились и записали это количество в наши таблички:

3. СОЗДАНИЕ СИСТЕМЫ МАРКИРОВАНИЯ КЛЮЧЕЙ

Вооружаемся справочником кодов подразделений вашей организации и создаем таблицу вида:

Наш совет

Используйте для маркировки буквенные индексы. Они пригодятся вам, например, для маркировки ключей от помещений, которые не включены в справочник кодов подразделений (туалеты, лестницы, промежуточные двери (так называемые «тамбуры»), бытовки, душевые и т.д.). В моем примере это раздевалка для рабочих (РР ), лестницы (Л ).

4. ИЗЪЯТИЕ КЛЮЧЕЙ ДЛЯ РАЗМЕЩЕНИЯ В ХРАНИЛИЩЕ

Изымать ключи следует строго под роспись и никак иначе!

Для этого создаем Журнал приема и сдачи ключей: берем припасенную амбарную книгу или пустографный журнал, делаем для него обложку вида (Пример 1).

Следующая страница должна иметь такой вид (Пример 2).

В данном примере ключи принимает начальник канцелярии Карцева М.А. - это не самый оптимальный для нас вариант, как вы уже, наверное, догадались. Поэтому я настойчиво советую вам активнее привлекать к этой процедуре руководителей и сотрудников отдела охраны или службы безопасности, если таковые имеются.

Обратите внимание!

Допускается оформить прием ключей от сотрудников в виде акта приема-передачи или расписки.

Все последующие страницы журнала должны иметь примерно такой вид (Пример 3).

По мере получения ключей от сотрудников вы будете прикреплять к каждому соответствующий брелок, а мастер под вашим руководством - наносить маркировку на каждый экземпляр ключа.

Теперь промаркированные ключи нужно разместить в ячейках внутри шкафа-хранилища (см. рис. 1) и со следующего рабочего дня выдавать и принимать строго под роспись в журнале.

5. РЕЗЕРВНЫЕ КЛЮЧИ

В наиболее общем случае их надлежит промаркировать и разложить в пеналы, после чего опломбировать последние любым доступным способом - пластилиновой, свинцовой, самоклеющейся или одноразовой пластиковой пломбой. Опечатанные пеналы сдать под роспись в журнале начальнику службы безопасности или начальнику охраны, которые должны будут поместить пеналы в соответствующие ячейки хранилища (см. рис. 1). На практике же обычно опечатываются только ключи от особой категории помещений - от кабинетов высшего руководства, архивов, бухгалтерии, хранилищ вредных и опасных веществ, секретных отделов и т.п. Причем от некоторых помещений опечатываться могут все экземпляры ключей, а не только резервные.

Главное - за всеми этими хлопотами не забудьте задокументировать процесс приема-выдачи ключей!

Я постаралась рассмотреть наиболее общий подход к организации хранения и выдачи ключей. В каждой конкретной организации обязательно возникнут свои требования к данной процедуре, и это закономерно.

Не торопитесь и тщательно продумывайте весь процесс на бумаге и учитывайте реалии и особенности графиков работы подразделений вашей организации. Возможно, после небольшого периода работы понадобится внести коррективы в разработанный вами алгоритм - не пугайтесь! Это нормальный процесс! Как говорится, нет предела совершенству! Если вы отнесетесь к этому заданию творчески, вдумчиво и ответственно, все получится!

Л.А. Назарова,

Начальник канцелярии

7.2. Вход в хранилище ценностей оборудуется бронированной дверью специальной конструкции, закрывающейся не менее чем на два ключа.

Ключи от хранилища ценностей находятся у должностных лиц, на которых по письменному распоряжению руководителя кредитной организации возложена ответственность за сохранность ценностей.

Должностные лица, ответственные за сохранность ценностей, производят опечатывание хранилищ ценностей. Для опечатывания хранилищ используется сургуч.

В течение рабочего дня при временном отсутствии должностных лиц, ответственных за сохранность ценностей, хранилище может опломбировываться.

7.3. Хранилища ценностей могут не опечатываться, если их охранная сигнализация сдается на пункт централизованной охраны, оборудованный системой охраны на базе ПЭВМ с круглосуточным режимом работы.

7.4. Хранилища ценностей должны иметь дубликаты ключей, которые с подробной описью вкладываются в пакет, обшиваются тканью и опечатываются печатями должностных лиц, ответственных за сохранность ценностей.

Пакет с дубликатами ключей при сопроводительном письме, подписанном должностными лицами, ответственными за сохранность ценностей, сдается на хранение в один из ближайших филиалов кредитной организации или на договорных условиях в другую кредитную организацию, о чем кредитной организации, сдавшей пакет, выдается квитанция 0402004. В сопроводительном письме указывается, что обратная выдача пакета с дубликатами ключей допускается при наличии письменного требования кредитной организации, подписанного должностными лицами, ответственными за сохранность ценностей, и заверенного печатью кредитной организации.

Квитанция о сдаче дубликатов ключей на хранение филиалу или другой кредитной организации вместе с копиями описи и сопроводительного письма хранится в сейфе руководителя кредитной организации.

Пакет с дубликатами ключей, принятый на хранение филиалом или другой кредитной организацией, помещается в хранилище ценностей.

В случаях изъятия из мест хранения должностными лицами, ответственными за сохранность ценностей, пакета с дубликатами ключей составляется и подписывается акт с указанием причин изъятия. Акт приобщается к мемориальному ордеру.

(в ред. Указания ЦБ РФ от 30.12.1997 N 121-У)

(см. текст в предыдущей редакции)

Дубликаты ключей от металлических шкафов, стеллажей, сейфов, тележек внутри хранилища, предназначенных для хранения ценностей кассовыми работниками, а также не используемые в работе и неисправные ключи от средств хранения, упакованные и опечатанные должностными лицами, ответственными за сохранность ценностей, хранятся вместе с описью в хранилище ценностей.

Хранение печатей, пломбиров, клише, именных и других штампов, ключей от средств хранения, используемых должностными лицами, ответственными за сохранность ценностей, и кассовыми работниками, должно исключать возможность использования их другими лицами.

7.5. Перед открытием хранилища ценностей должностные лица, ответственные за сохранность ценностей, в присутствии представителя охраны проверяют, не имеют ли повреждений двери, замки, после чего расписываются в контрольном журнале приема под охрану и сдачи из-под охраны хранилища ценностей.

В течение рабочего дня хранилище ценностей закрывается должностными лицами, ответственными за сохранность ценностей, на ключи. Во время совершения кассовых операций из скважин замков дверей хранилища, сейфов, металлических шкафов, тележек ключи изымаются.

7.6. В хранилище деньги и другие ценности хранятся в металлических шкафах, стеллажах, сейфах, тележках, которые закрываются на ключ заведующим кассой.

Рублевая денежная наличность, иностранная валюта и платежные документы в иностранной валюте, другие ценности хранятся раздельно.

Предварительно подготовленные денежная наличность и другие ценности для выдачи клиентам на следующий рабочий день хранятся отдельно от наличных денег и ценностей операционной кассы.

7.7. Банкноты Банка России хранятся упакованными в пачки по годам образца и достоинствам, монета - упакованной в мешки по достоинствам.

7.8. Иностранная валюта и платежные документы в иностранной валюте - по наименованиям валют и достоинствам.

7.9. Ценности на хранении хранятся разложенными по датам в порядке поступления, а внутри одной даты - в порядке номеров ценностей. К упаковке с ценностями по каждому владельцу прикрепляется ярлык к мемориальному ордеру по приему (выдаче) ценностей 0402102 (приложение N 28) с указанием в нем: владельца ценностей, рода и номера ценностей, даты зачисления на счет и суммы. Драгоценные металлы, принятые в залог в качестве обеспечения выданных кредитов, хранятся в вышеуказанном порядке упакованными в инкассаторские сумки, мешки, ящики, контейнеры и т.д.

(в ред. Указания ЦБ РФ от 23.04.2001 N 960-У)

(см. текст в предыдущей редакции)

7.10. Ценные бумаги и бланки ценных бумаг хранятся упакованными в пачки и корешки по наименованиям, а также выпускам и достоинствам (где они имеются).

7.11. Все бланки строгой отчетности хранятся упакованными по их видам в пачки.

По мере вскрытия кассовым работником отдельных пачек с чековыми и квитанционными книжками в присутствии должностных лиц, ответственных за сохранность ценностей, или специально выделенного кассового работника проверяется количество книжек в каждой пачке, количество листов (чеков или квитанций) в каждой книжке и последовательность их номеров. На чеках и квитанциях книжек проставляется штамп с наименованием кредитной организации, банковским идентификационным кодом и номером корреспондентского счета (субсчета).

7.12. Банкноты, монета и другие ценности в хранилище учитываются в книге учета денежной наличности и других ценностей. Учет наличной иностранной валюты и платежных документов в иностранной валюте, а также ценных бумаг может осуществляться в отдельных книгах.

Мало что способно принести столько проблем, как потеря ключей. Кто-то случайно захлопнул автоматически закрывающуюся дверцу своего автомобиля, оставив ключи в замке зажигания. Кто-то потерял ключи от своего рабочего кабинета. А кто-то и вовсе, придя домой, не обнаружил в кармане ключей от квартиры. Наверняка, одна из этих ситуаций знакома вам не понаслышке. Многие сталкивались или когда-нибудь столкнутся с чем-то подобным. И хорошо, если вы находитесь недалеко и можете съездить за вторым комплектом ключей для машины, или позвонить своей супруге, и попросить приехать и открыть квартиру. Но ведь бывают ситуации, когда второй комплект ключей попросту недоступен. И тогда приходится вызывать специальную службу, которая специализируется на аварийном вскрытии замков.

Результат обращения в подобную службу – необходимость смены замка и довольно существенные материальные траты на оплату услуг специалистов. Стоимость данной услуги составляет 1000-2500 рублей. И это при условии повреждения замка. Что касается стоимости вскрытия дверей отмычками (без повреждения замка), то стоимость данной услуги варьируется от 2000 до 4000 рублей, и даже более. Цены на вскрытие автомобильных замков еще более высокие – от 2000 рублей стоит услуга «отжатия двери» (замок подлежит замене) и до 7000 рублей за открытие замка отмычками. Цены впечатляют, не правда ли? Но куда деваться людям, потерявшим ключи.

Западный сервис хранения копий ключей

Первой компанией, предложившей альтернативное решение проблемы (без вызова аварийной службы), стала NewYourKey (дословный перевод названия «Твой Новый Ключ»). В 2007 году они предложили уникальный . Чтобы стать клиентом компании, достаточно сделать простой звонок. После этого, к клиенту выезжает специалист со всем необходимым оборудованием. Он снимает копии необходимых ключей и фотографирует владельца имущества.

Кроме того, клиент должен придумать и предоставить специалисту свой уникальный пароль. Он необходим для получения доступа к дубликату ключей. Вот только одного пароля для получения ключей недостаточно. Для обеспечения полной безопасности, компания NewYourKey использует для идентификации не только пароль, но и сделанное ранее клиента. Этот ход надежно защищает имущество клиентов от посягательств третьих лиц.

Сами дубликаты ключей хранятся в надежных камерах хранения, изготовленных по типу банковских ячеек. Любопытно то, что кроме имени, пароля и фотографии, компания не хранит никакой информации о своих клиентах – ни адресов, ни телефонов, ни марки авто, ничего. То есть, даже в случае, если дубликат ключей попадет в руки злоумышленников, они попросту не смогут им воспользоваться, так как не будут знать, от чего этот ключ.

Если клиент теряет ключи, то по первому же звонку, курьер NewYourKey доставит ему дубликат. В течение часа в любой район города, независимо от времени суток и погодных условий. Что касается стоимости хранения ключей, то она составляет всего лишь 35 долларов в год (плюс стоимость доставки – 20 долларов). То есть, меньше, чем единоразовое обращение в службу вскрытия замков. И, помимо всего прочего, ваша дверь и замок остаются целыми и невредимыми.

Российский аналог

Буквально через год после появления компании NewYourKey, московские энтузиасты тоже решили опробовать данную модель бизнеса. Они запустили стартап «Второй ключ», который функционирует до сих пор. Услуга идентична описанной выше. Только ключи выдают не по фото и паролю, а на основе отпечатков пальцев владельца. Кроме того, компания не осуществляет курьерскую доставку дубликатов ключей. В целях безопасности (чтобы даже сотрудники «Второго ключа» не знали ничего об имуществе клиента) выдача дубликатов производится в офисе компании.

Как нам кажется, это большое неудобство для клиентов. Особенно для тех, кто, например, потерял ключи от своего автомобиля. А стоимость поездки в офис на такси может вылиться в серьезные траты, превышающие саму стоимость хранения (1500 рублей в год). Опять-таки, у клиентов есть альтернативы. Они могут хранить дубликаты ключей в банковских ячейках или просто у своих друзей и родственников. Поэтому, чтобы обратить внимание клиентов на свои услуги, компании необходимо всячески расширять и улучшать перечень услуг, делая пользование сервисом максимально быстрым и комфортным.

КАТЕГОРИИ