Правила хранения ключей от кабинетов на предприятии. Порядок выдачи и хранения ключей. Ключей может быть больше двух
Дорогие друзья!
С Вами Владимир и сегодня мы поговорим о порядке хранения на объекте аварийных комплектов ключей от помещений арендаторов, процедуре периодической проверки ключей, находящихся на хранении, и, разумеется, алгоритме выдачи ключей в случае чрезвычайной ситуации.
Внутренний объём любого Здания поделён на модули, которые, за исключением технических помещений и мест общего пользования (холлы, туалеты, зоны Retail), как правило, сданы в аренду. Контроль доступа в арендуемые помещения осуществляется при помощи установки механических замков или Системы контроля и управления доступом (СКУД). Разумеется, от каждого помещения существует как минимум два комплекта механических ключей, один из которых передаётся арендатору по факту подписания договора аренды, а второй остаётся на хранении в Управляющей компании.
И вот здесь, дорогие коллеги, принципиально важно вне зависимости от плотности «нарезки» внутренних площадей изначально грамотно поставить на объекте процесс учёта ключей от всех помещений. Ибо сразу сделать по-человечески всегда проще, чем потом разгребать «завалы».
Основные принципы грамотного построения процесса хранения аварийных комплектов ключей:
- Управляющая компания должна иметь экстренный доступ в любое арендуемое помещение в случае Чрезвычайной ситуации (пожар, авария трубопроводных, электрических, механических систем и др.). Необходим комплект аварийных (ЧС) ключей от каждого помещения, ключи должны быть актуальными (соответствовать дверным замкам);
- Ключи необходимо хранить в охраняемом помещении с оперативным доступом для технического персонала. Для хранения целесообразно использовать специализированный шкаф;
- Все операционные процедуры с ключами (приём на хранение, проверка, выдача, вскрытие пенала при ЧС) должны быть документально прописаны, ответственные лица – ознакомлены под роспись. Обязательно оформление реестра аварийных ключей.
Оптимальным считаю создание и внедрение стандартизированной операционной процедуры (положения), в котором сжато, четко и понятно прописана последовательность действий при всех манипуляциях с ключами.
Рассмотрим по порядку основные моменты:
I. Организация хранения аварийных (ЧС) ключей
Как я обозначил выше, на объекте в обязательном порядке следует выделить место для хранения аварийных ключей от помещений арендаторов. Где разумно хранить ключи?
- В помещении охраны (в интегрированной проходной, мониторной комнате);
- На ресепшн в холле первого этажа здания
Руководствоваться необходимо следующими принципами – ключи должны храниться в месте нахождения круглосуточного поста службы безопасности, обязательно видеонаблюдение 24 часа в сутки, но при этом доступ к модулю хранения аварийных ключей не должен быть затруднён, иначе в случае ЧС на поиск необходимого ключа уйдёт непозволительно много времени.
Как хранить ключи?
Аварийный ключ (или ключ-карту) от каждого помещения разумно хранить в индивидуальном алюминиевом пенале (тубусе). Каждый тубус должен быть опломбирован номерной пломбой (пластиковой или самоклеящейся, на Ваш выбор). На каждый пенал (тубус) необходимо нанести информацию: наименование арендатора, этаж, номер помещения.
Модуль для хранения тубусов – это металлический шкаф, тумбочка или сейф. Приоритет стоит отдавать решениям, обеспечивающим наибольшее удобство размещения в сочетании с минимальным временем поиска необходимо пенала. Лично я считаю наиболее эффективным использование специализированных металлических шкафов (пенальниц серии КЛ-xxП) — просто хранить, просто найти нужный тубус. Шкафы навесные, поэтому занимают минимум места.
Добавлю также, что на модуль хранения необходимо нанести соответствующую надпись, облегчающую идентификацию, например «Шкаф для хранения аварийного комплекта ключей».
II. Прием и выдача ключей от помещения арендаторов
При въезде арендатора в помещение первичная выдача ключей осуществляется по акту приёма-передачи. Ответственному лицу арендатора передаётся один комлект ключей от помещения, второй комплект (ЧС) помещается в пенал (тубус), который сдаётся на хранение. При такой схеме арендатору нет необходимости ежедневно сдавать и получать ключ у представителя службы безопасности.
В случае, если арендатор по ряду причин полагает невозможным ношение ключа (нет постоянного ответственного лица, люди приходят в разное время и т.д.), на ресепшн размещается специальный документ «Журнал регистрации ключей». Каждый раз, когда арендатор получает/сдаёт ключ от помещения, сотрудник охраны вносит необходимую информацию в журнал (форма прилагается). Факт действий с ключом подтверждается двумя подписями – сотрудника безопасности и представителя арендатора.
III. Порядок проверки соответствия (актуальности) ключей
Проверка производится 1 раз в 12 месяцев или чаще, если того требует ситуация (заменён замок, произошла кража и др). Для проведения проверки потребуется следующее:
— реестр ЧС (аварийных) ключей от арендуемых помещений;
— бланк акта вскрытия пенала (тубуса) в двух экземплярах для каждого арендатора;
— номерные пломбы-наклейки (или пластиковые контрольные пломбы);
Для выполнения этой задачи от Управляющей компании создаётся группа из 2-х человек из числа административно-технического персонала, которая осуществляет последовательный обход 100 % помещений и в присутствии представителей арендаторов выполняет следующие действия:
- вскрытие пенала (тубуса) с ключом;
- проверку соответствия ключа замку;
- помещение аварийного ключа в пенал (тубус) и опломбировку пенала;
- подписание совместного с арендатором акта (форма прилагается)
Повторно обращаю Ваше внимание на тот факт, что любые из вышеперечисленных действий выполняются только в присутствии представителя арендатора . Также настоятельно рекомендую манипуляции с ключами выполнять в резиновых перчатках, чтобы не оставлять отпечатков пальцев – жизнь штука сложная и не стоит брать на себя совершенно необязательные риски.
IV. Порядок вскрытия помещений арендаторов при возникновении ЧС
В случае наличия признаков Чрезвычайной ситуации в помещении арендатора (сработка противопожарных систем, течь воды, бытовой канализации и др.), группа быстрого реагирования (ГБР) состоящая, как правило, из сотрудника службы безопасности и дежурного технического специалиста, прибывает к месту хранения аварийных ключей. Старший смены охраны извлекает из «Шкафа для хранения аварийного комплекта ключей» опечатанный пломбой тубус и вскрывает его.
После вскрытия тубуса аварийный комплект ключей выдаётся ГБР и в присутствии старшего смены охраны производится вскрытие помещения арендатора. По факту устранения аварийной ситуации, помещение закрывается на ключ дежурным техническим специалистом из состава ГБР в присутствии не менее 2-х человек из службы охраны.
Ключи от помещения арендатора передаются старшему смены охраны, который упаковывает их в тубус (пенал) и опечатывает новой номерной индикаторной пломбой-наклейкой. Номер новой пломбы заносится в «Акт о вскрытии помещения».
Тубус, опечатанный новой пломбой, возвращается на хранение в «Шкаф для хранения аварийного комплекта ключей».
Арендатору по e-mail направляется уведомление о чрезвычайной ситуации с приложением электронной копии «Акта о вскрытии помещения». Оригиналы актов подписываются непосредственно у ответственного представителя арендатора сотрудником Управляющей компании из состава административно-технического персонала. Отмечу, что описанные выше действия необходимо выполнить максимально оперативно – непосредственно в день ЧС или максимум на следующий день. Если ЧС произошла в выходные или праздничные дни, документы оформляются в первый рабочий день после праздников.
- Арендатор в обязательном порядке должен быть оповещён о ЧС до того момента, как ГБР вскроет помещение. Именно поэтому в Договор аренды необходимо изначально включать номера телефонов для экстренной связи с представителями арендатора. Оповещение арендатора осуществляет специально назначенное лицо от Управляющей компании строго по мобильному телефону с установленным программным обеспечением для записи разговоров . Запомните – это очень важно, все разговоры должны быть записаны.
- Не раз встречал на объектах утверждённые процедуры, в соответствии с которыми дежурный технический специалист обязан оформить «Служебную записку о вскрытии тубуса помещения арендатора» сразу после получения ключей (формы записок могут различаться). Друзья, при угрозе развития ЧС заниматься этим делом — полнейшая глупость и все силы необходимо сконцентрировать на оперативном доступе в помещение и ликвидации аварийной ситуации. Здесь действует простой принцип: сначала ликвидируется ЧС, а потом оформляются документы. Не зря ведь при вскрытии помещения присутствуют 3 человека, два из которых — сотрудники службы безопасности. Моя позиция в данном вопросе проста: нет совершенно никакой необходимости заставлять дежурного техника заниматься бумагомарательством, оформлением документов занимается строго охрана.
- Все манипуляции с ключами должны быть документально оформлены в виде Положения, утверждённого Генеральным директором. К Положению в обязательном порядке прилагается Лист ознакомления с подписями персонала. Положение, как и другие основные документы, хранится в шкафу с документацией.
- Если дверь арендуемого помещения оснащена обычным замком и СКУД, и при этом компоненты никак не связаны между собой, то комплект аварийных ключей должен включать в себя как механический ключ, так и электронную карту. Дело в том, что чрезвычайные ситуации в помещениях далеко не всегда (к счастью) связны с неконтролируемым горением, а зачастую являются следствием неисправностей различного вида инженерного оборудования. А при отсутствии признаков пожара в помещении, как известно, не сработает противопожарный алгоритм и система СКУД не будет отключена. И в этом случае ГБР воспользуется электронной картой для разблокировки электронного замка, что быстро и удобно.
- Регулярно проверяйте соответствие аварийных ключей замкам помещений – не реже 1 раза в год. Особенно это актуально для объектов с «мелкой нарезкой», когда в здании сдаётся в аренду большое количество помещений малой площади. Когда арендаторов много и они часто меняются, весьма вероятна ситуация несанкционированной смены дверного замка.
Друзья, на этом всё. Если у Вас возникли вопросы — пожалуйста, пишите мне на
Москва 2012
1. Общие положения.
1.1. Прием дубликатов ключей от квартир и мест хранения имущества граждан (далее - МХИГ), оборудованных техническими средствами охраны (далее - ТСО) и подключенных на пульт централизованного наблюдения (далее - ПЦН) подразделения вневедомственной охраны территориального органа МВД России (далее - Охрана), осуществляется на основании заключенного с собственником (далее - Собственник) договора на охрану его имущества (далее - Договор).
1.2. При необходимости возможно оформление отказа Собственника от предоставления дубликатов ключей в форме дополнительного соглашения к Договору.
1.3. В случае согласия Собственника с условиями сдачи дубликатов ключей уполномоченными сотрудниками подразделения вневедомственной охраны принимаются ключи от всех замков входных дверей в квартиру (МХИГ), устройства отпирания (коды доступа) к входной двери в подъезд (холл).
1.4. Вскрытие квартиры (МХИГ) и ее осмотр для обнаружения правонарушителя или определения причин срабатывания сигнализации, а также для пересдачи квартиры (МХИГ) под охрану производится в присутствии понятых либо доверенных лиц.
1.5. Самостоятельное вскрытие охраняемой квартиры (МХИГ) сотрудниками ОВО возможно только при согласии Собственника.
1.6. Бланки расторгнутых договоров с подписью Собственника о получении ключей или документации об уничтожении ключей хранятся в архиве не менее 3 лет.
1.7. Запрещается сдавать в архив бланки расторгнутых договоров без отметки о возврате или уничтожении ключей.
1.8. Организация приема, хранения и выдачи дубликатов ключей от охраняемых квартир (МХИГ) осуществляется в соответствии с инструкцией, утверждаемой начальником подразделения (при необходимости инструкция разрабатывается для каждого отдельного ПЦО). Инструкцией определяются алгоритмы приема, выдачи, хранения, уничтожения невостребованных дубликатов ключей, а также порядок и контроль ведения документации.
2. Порядок приема дубликата ключей от объектов
2.1. Ответственным за организацию приема, хранения и выдачи дубликатов ключей от охраняемых квартир (МХИГ) является начальник ПЦО. Допускается назначение ответственного за данное направление деятельности сотрудника из числа руководящего состава подразделения вневедомственной охраны с внесением соответствующих дополнений в его функциональные обязанности.
2.2. О приеме дубликатов ключей делаются соответствующие отметки в договоре, оперативной карточке на охраняемую квартиру (МХИГ) и в журнале учета приема-выдачи дубликатов ключей (Приложение № ) с указанием пультового номера, адреса и количества сданных ключей. При этом, для каждого пультового номера необходимо предусмотреть резервное место для внесения последующих изменений (не менее 3-х записей).
2.3. К принятому комплекту ключей крепится бирка, на которой указывается пультовой номер и номер Договора.
2.4. Комплект ключей помещается в пенал, на котором указывается пультовой номер охраняемой квартиры (МХИГ), адрес, Ф. И. О Собственника и количество ключей.
2.5. В присутствии Собственника пенал с ключами опечатывается (пломбируется).
3. Порядок хранения дубликатов ключей на ПЦН
3.1. Опечатанный пенал с ключами хранится в запираемом на замок и опечатанном шкафу.
3.2. Шкафы с дубликатами ключей находятся в помещении, представляющем собой отдельную, технически укреплённую комнату (шкаф), исключающую доступ посторонних лиц.
Внутри каждого шкафа (стеллажа) должна находиться опись хранящихся в нём пеналов с дубликатами ключей с указанием дат проводимых сверок.
Отдельное помещение для хранения дубликатов ключей оборудуется ТСО с выводом тревожных извещений в ПЦО (ЦОУ).
3.3. Допускается размещение шкафов в прямой видимости дежурной смены ПЦО (ЦОУ).
3.4. Журнал учёта приёма-выдачи дубликатов ключей регистрируется, заносится в опись документации и хранится в ПЦО (ЦОУ).
3.5. В период несения службы дежурная смена ПЦО (ЦОУ) несёт персональную ответственность за сохранность и обоснованность использования дубликатов ключей от охраняемых квартир (МХИГ).
4. Порядок выдачи дубликатов ключей для перезакрытия охраняемых квартир (МХИГ)
4.1. Перезакрытие квартиры (МХИГ) с помощью дубликатов ключей должно быть проведено в течение 3-х часов с момента поступления сигнала «тревога» на ПЦО ОВО при невозможности оповещения Собственника или его доверенного лица.
4.2. Перезакрытие охраняемой квартиры (МХИГ) производит дежурный ПЦО (ЦОУ) или старший группы задержания подразделения вневедомственной охраны.
4.3. О факте выдачи пенала с ключами из хранилища для осмотра охраняемой квартиры производится запись в журнале регистрации выдачи и приема дубликатов ключей для осмотра и перезакрытия квартир (МХИГ) (приложение № ).
4.4. Вскрытие пенала с дубликатами ключей производится непосредственно у охраняемой квартиры (МХИГ) в присутствии понятых или доверенного лица.
Запрещается привлекать в качестве понятых вольнонаемный состав подразделения вневедомственной охраны (дежурных ПУ, электромонтеров ПЦО и обслуживающих организаций, водителей и т.д.).
4.5. Если перезакрытие охраняемой квартиры (МХИГ) производится в присутствии доверенного лица Собственника, акт перезакрытия не составляется. В графе № 9 журнала указывается ФИО доверенного лица.
4.6. Если необходимость вскрытия квартиры (МХИГ) по каким-либо причинам отпала, пенал в опечатанном виде возвращается на ПЦО. В этом случае в графе № 9 журнала указывается, что пенал не вскрывался, а также делается запись о причине отмены вскрытия пенала.
4.7. По окончании осмотра охраняемой квартиры (МХИГ) и выяснения причин срабатывания сигнализации сотрудник ОВО, производивший вскрытие квартиры (МХИГ), составляет соответствующий акт (приложение № ), один экземпляр которого оставляет в квартире на видном месте, второй сдает вместе с дубликатами ключей на ПЦО.
4.8. При приеме пенала с ключами необходимо проверить полноту и качество составления акта, соответствие номера договора на бирке с ключами с данными на пенале, а также целостность печати (в случае, если вскрытие объекта при его осмотре на месте отпала). О факте возврата ключей делается отметка в журнале выдачи.
4.9. Акт вскрытия квартиры после осуществления контроля помещается в литерное дело.
5. Порядок передачи ключей под ответственное хранение по смене
5.1. Передача ключа от хранилища производится при приеме - сдаче дежурства на ПЦО.
5.2. В ходе приема-сдачи дежурства заступающий на смену дежурный ПЦО (ЦОУ) обязан проверить целостность печатей и исправность запирающих устройств шкафов для хранения дубликатов ключей.
5.3. При обнаружении нарушений правил хранения и порядка выдачи дубликатов ключей от квартир (МХИГ), а также при выявлении отсутствия дубликатов ключей передача дежурства прекращается с незамедлительным докладом руководителю подразделения вневедомственной охраны, которым инициируется проведение служебной проверки по соответствующим нарушениям.
6. Организация и осуществление контроля за хранением и использованием ключей
6.1. Виды контроля:
6.1.1. Ежедневный - осуществляется при приеме-сдаче дежурной смены ГЩО. В ходе контроля проверяется наличие ключей в открытых пеналах, обоснованность изъятия ключей из хранилища, наличие соответствующих записей в учетной документации, наличие и качество составления актов о вскрытии охраняемых квартир (МХИГ).
6.1.2. Выборочный - осуществляется руководящим составом (ответственным) подразделения вневедомственной охраны на основании утвержденного графика.
Выборочный контроль может быть проведен по инициативе проверяющего при наличии соответствующего предписания.
В ходе проведения выборочного контроля вскрываются указанные в графике (проверяющего) хранилища (сейфы), производится сверка наличия пеналов с ключами с описью, проверяется наличие печатей на пеналах. Выборочно вскрывается до 10 пенатов, сверяется количество ключей с записями в книге приема дубликатов ключей от квартир граждан. По окончании выборочного контроля проверяющим в описи шкафа делается отметка о дате его проведения, результаты контроля отражаются в книге записей проверяющих (журнале результатов контроля дежурной смены ПЦО), вскрытые пеналы, шкафы закрываются и опечатываются.
6.1.3. Инвентаризация - осуществляется комиссией, назначенной приказом начальника подразделения вневедомственной охраны. Председателем инвентаризационной комиссии не может быть назначен сотрудник данного ПЦО (ЦОУ). Инвентаризация проводится 1 раз в год.
В ходе инвентаризации осуществляется проверка наличия и соответствия учетным данным всех хранящихся на ПЦО ключей, а также выполнение требований настоящей Инструкции.
Результаты инвентаризации, выводы и предложения комиссии оформляются актом. Акт представляется руководителю подразделения вневедомственной охраны.
6.2. При установлении факта утери дубликатов ключей или необоснованного вскрытия пеналов составляется акт и инициируется проведение служебной проверки для установления обстоятельств дела.
7. Порядок замены ключей
7.1. При необходимости замены части дубликатов ключей или всего комплекта дежурный ПЦО (ЦОУ) изымает из шкафа (стеллажа) пенал с ключами, затем в присутствии Собственника производится их замена.
7.2. Дежурный ПЦО (ЦОУ) делает соответствующую запись в книге приема-выдачи дубликатов ключей от охраняемых квартир (МХИГ), указав в графе «примечание» причину замены.
8. Порядок выдачи ключей Собственнику во временное пользование
8.1. По письменному заявлению Собственника (его доверенного лица) дубликаты ключей от охраняемой квартиры (МХИГ) могут быть выданы ему во временное пользование.
8.2. Заявление о выдаче ключей от охраняемого объекта помещается в литерное дело.
8.3. О выдаче ключей делается соответствующая запись в журнале приема-выдачи дубликатов ключей от охраняемых квартир (МХИГ), которая заверяется подписью Собственника (его доверенного лица).
8.4. Возврат ключей Собственником (его доверенным лицом) оформляется записью в журнале приема-выдачи дубликатов ключей и заверяется подписью сотрудника, принявшего ключи.
9. Порядок возврата ключей Собственнику или их уничтожения
9.1. При расторжении Договора по инициативе Собственника возврат дубликатов ключей производится на основании его письменного заявления.
9.2. О возврате ключей делается соответствующая запись в журнале приема-выдачи дубликатов ключей от охраняемых квартир (МХИГ). Получение ключей заверяется подписью Собственника в журнале.
9.3. При наличии распоряжения о расторжении Договора по инициативе подразделения вневедомственной охраны принимаются необходимые меры по оповещению Собственника о факте расторжения Договора и необходимости возврата ему дубликатов ключей.
9.4. Сотрудник ПЦО (ЦОУ) возвращает дубликаты ключей при документальном подтверждении личности Собственника.
9.5. При отказе Собственника в получении дубликатов ключей их хранение осуществляется в течение 6 календарных месяцев после расторжения Договора.
9.6. По истечении указанного срока дубликаты ключей уничтожаются по акту, утверждаемому начальником подразделения вневедомственной охраны.
9.7. Уничтожение ключей производится в присутствии инвентаризационной комиссии путем их механического повреждения, исключающего возможность их восстановления.
Приложение № 1
(левая сторона разворота Журнала)
| Пультовый номер | Номер договора | Ф. И. О. клиента (по договору) | Адрес квартиры (МХИГ) | Количество ключей | Дата сдачи ключей на ПЦО |
|
(правая сторона разворота Журнала)
| Ф. И. О. клиента (доверенного лица), сдавшего ключи, подпись | Ф. И. О. сотрудника, принявшего ключи, подпись | Дата и время выдачи пенала с ключами, причина их выдачи | Ф. И. О. клиента (доверенного лица) или должность, Ф. И. О. сотрудника, выдавшего ключи, подпись | Дата и время возврата ключей на ПЦО, Ф. И. О. клиента (доверенного лица) | Должность, Ф. И. О. сотрудника, принявшего пенал с ключами на ПЦО | Примечание |
Приложение № 2
| Пультовый номер | Ф. И. О. Собственника (по договору) | Адрес квартиры (МХИГ) | Дата и время выдачи пенала с ключами | Должность, Ф. И. О. сотрудника, получившего ключи, подпись | Дата и время возврата пенала с ключами на ПЦО | Должность, Ф. И. О. сотрудника, принявшего ключи на ПЦО, подпись | № акта вскрытия и осмотра охраняемой квартиры (МХИГ) |
|
| Составили настоящий акт о том, что «_»____ 201__ года по извещению о тревоге в _____ часов ______ минут была вскрыта имеющимися на ПЦО ключами квартира № _____ по адресу: __________________________________________________________ _________________________________________________________________________, принадлежащая собственнику _______________________________________________ _________________________________________________________________________ При вскрытии квартиры или МХИГ установлено: 1. Внешние признаки проникновения посторонних лиц: _________________________ _________________________________________________________________________ 2. Средства охраняемой сигнализации: _______________________________________ _________________________________________________________________________ (исправны, оборван шлейф, не закрыты окна, форточки, балконные _________________________________________________________________________ двери и т.д.) _________________________________________________________________________ 3. Принятые меры: ________________________________________________________ _________________________________________________________________________ Квартира (МХИГ) ______ сдана под охрану на пульт централизованного наблюдения «____»________ 201__ года в ___ часов ____ минут Дежурному ______________________________________________________________ Представители вневедомственной охраны ____________________________________ Понятые: ________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ Примечания: _____________________________________________________________ _________________________________________________________________________ Копия акта оставляется в квартире (МХИГ) |
2.2.2. Пользователь обязан предоставить в ДАО запасной комплект ключей и подписать соответствующую форму Акта приема-передачи ключей (Приложение № 10). Запасной комплект ключей от Помещения Пользователь передаёт в службу охраны в специальных тубусах, опечатанных печатью. Сохранность ключей, целостность Тубусов и печатей на них могут быть проверены Пользователем в любое время.
2.2.3. Использование запасного комплекта ключей допускается только в случае возникновения аварийной ситуации с обязательным уведомлением Пользователя.
2.2.4. Вскрытие Помещения производится представителем УК в присутствии представителя службы охраны. О необходимости вскрытия сообщается по телефону ответственному лицу компании- арендатора.
2.2.5. После вскрытия Помещения Пользователя представитель УК составляет соответствующий Акт с указанием причины такого вскрытия. Копия Акта предоставляется Пользователю при первой возможности.
2.2.4. При замене замков в помещениях Пользователь должен передать в ДАО БЦ «Плеханова,7» новый комплект запасных ключей до окончания рабочего дня, в день замены, для его дальнейшего опечатывания в тубус.
Пользователей
Для доступа в Здание БЦ используются персональные магнитные карты – пропуска.
Пропуск с определенным уровнем доступа выдается каждому сотруднику или посетителю по запросу Пользователя.
2.3.1. Для постоянных сотрудников Пользователей оформляются единые постоянные пропуска, дающие право на проход на территорию и в здания Бизнес-центра «Плеханова, 7», в соответствии с разрешенным Пользователю уровнем доступа.
Постоянные пропуска оформляются по заявке (Приложение № 1).
Срок действия пропуска – равен сроку действия договора аренды. По окончании действия пропусков, для их продления, в отдел аренды подаются списки постоянных сотрудников Пользователя, отпечатанные на бланке компании Пользователя.
В соответствии с этой заявкой и списком сотрудников, ДАО предоставляет нужное количество пропусков с необходимым уровнем доступа.
В случае отсутствия у сотрудников фотографий на электронном носителе, Пользователь должен обратиться в ДАО.
Администратор ДАО сфотографирует сотрудников, отредактирует фотографии и нанесёт их на пропуска. Готовые пропуска выдаются под подпись, уполномоченному представителю Пользователя.
Примечание: При пользовании системой контроля и управления доступом запрещается:
удерживать турникеты, которые оборудованы системой доступа, открытыми;
передавать пропуск другим лицам, как работникам Пользователя, так и посетителям.
пользоваться чужим пропуском.
Об изъятии пропуска администратор департамента арендных отношений немедленно информирует руководителя компании Пользователя или должностное лицо, ответственное за пропускной режим.
2.3.2. До оформления пропусков проход сотрудников Пользователя осуществляется по гостевым пропускам, которые оформляются в соответствии со списками, после предъявления в бюро пропусков документа, удостоверяющего личность (паспорт, военный билет, водительское удостоверение). Действие списков как основного документа, дающего право на проход в здание и на территорию, заканчивается в день, следующий за днем получения сотрудниками Компании постоянных пропусков.
При увольнении сотрудника Пользователя(в день увольнения) в ДАО подается информация на бланке компании Пользователя о необходимости блокирования карты доступа.
Ответственность за проход сотрудника, не сдавшего пропуск или не исключенного из списков при его увольнении, несет руководитель компании Пользователя.
Ежеквартально (не позднее пятого числа следующего после квартала месяца) Пользователь подаёт в ДАО списки сотрудников для корректировки информации о составе компании Пользователя и базы данных системы контроля и управления доступом.
2.3.3. Посетители проходят в здание по спискам приглашенных лиц (Приложение № 2) либо в сопровождении сотрудника Пользователя. Списки подаются заблаговременно или в день прихода посетителей и могут дополняться в течение дня назначенными для этого должностными лицами Пользователя. В случае прихода посетителя отсутствующего в списке приглашенных лиц, сотрудник ресепшн созванивается с сотрудником Пользователя, имеющем право допуска и, получив от него устное подтверждение о разрешении допуска, оформляет временный пропуск. Сотрудник ресепшн фиксирует данные документа удостоверяющего личность (паспорт, военный билет, водительское удостоверение) в базе посетителей.
Здравствуйте уважаемые посетители сайта poryadokvdome.com. В статье «Моя пригожая прихожая» мы выяснили, что первым предметом, который мы используем, входя в дом, оказывается ключ. Можно сказать, что это ключевой предмет в доме. Вот поэтому мы сегодня и займёмся вопросом «Где и как хранить ключи, чтобы они не терялись?» А теперь скажите-ка мне, куда обычно Вы кладёте ключи? В карман? В сумку? Просто кидаете куда попало? А может есть ещё и такие, которые, уходя из дома, кладут ключ от квартиры - о, ужас! - под половик? Стоит ли тогда удивляться, что Вы не можете их потом найти? Допустим, Вы кладёте их в карман плаща, а на следующий день надеваете куртку или кладёте их в одну сумку, а на следующее утро берёте другую. Естественно Вы начинаете перебирать все карманы и все сумки в поисках ключа. Логично? Логично. Удобно? Конечно же, нет!
Попробуем рассмотреть как можно больше способов хранения ключей от дома, начиная с традиционных и заканчивая совсем экзотическими. Может быть, какой-нибудь из них и Вам подойдёт.
Способ 1. Ключницы.
Ключницы - это такие небольшие шкафчики, с дверцей или без, в котором предусмотрены крючочки, на которые и вешаются ключи. Они могут выглядеть как интерьерные панно или коллажи и очень украшают прихожую.
Ключницы могут быть с зеркалами:
Ключницы с часами:
Ключницы-фоторамки:
Ключницы в морском стиле:
Ключницы в «мужском» стиле:
Если у Вас большой дом с кладовыми, подвалами и винными погребами, то ключи от этих помещений было бы удобнее держать на кухне. В таком случае, Вам подойдут ключницы-коллажи в кулинарном стиле. Конечно же, на крючки можно вешать не только ключи.
С набором специй:
Просто симпатичные коллажи:
Кстати, чтобы ключи в карманах не протирали дыры и не терялись, их можно держать в специальном футляре или ненужном чехле от мобильника на молнии.
Если у Вас в прихожей расположен счётчик и Вам не нравится, что он на виду, можно сделать так, чтобы и счётчик скрыть, и ключи пристроить. Угадали, как? Верно! В таком случае нам подойдёт шкафчик-ключница без задней стенки, но с дверкой. Глубина такого шкафчика должна соответствовать толщине счётчика. Крючки для ключей можно приделать как снаружи, так и внутри. Недостатком является то, что делать этот шкафчик придётся самому.
Но может Ваш счётчик уже скрыт в металлическом шкафу? Тогда Вам подойдёт следующий способ.
Способ 2. Магниты.
Магнитные брелки отлично магнитятся к металлическому шкафчику. А если у Вас маленькая кухня и поэтому холодильник стоит в прихожей - тем лучше! Зато есть куда повесить ключи. Никаких лишних движений, никаких открываний и закрываний дверек, раз - вытащил ключ из кармана или сумочки, два - примагнитил брелком и гуляй!
Сейчас в магазинах всевозможные магниты представлены в большом многообразии. Например, у меня есть вот такой смешной магнитный поросёнок. Ему тоже можно поручить охрану Ваших ключей, правда только если они не в связке. Потерять ключ при таком способе хранения просто невозможно!
Однако, в том случае, если Вы держите ключи с магнитным брелком вместе с мобильником или флешкой, то считается, что магнитное поле может испортить эти устройства. Что ж, в таком случае старайтесь избегать контакта с этими предметами, а ещё лучше - держите ключи в отдельном кармане.
Вы можете спросить: «А что делать тем, у кого нет в прихожей ничего металлического? Куда вешать ключи?» В таком случае, мы поступим по другому. Ведь ключи сделаны из металла? Из металла. Значит можно их цеплять наоборот - не магнитом к металлу, а металлом к магниту! В продаже есть такой специальный кухонный магнитный держатель для ножей и ножниц, может встречали? А почему бы не цеплять на него ключи? По моему очень удобно и эстетично.
Способ 3. Вешалки и крючочки.
Этот способ подойдёт тем, кто по каким-либо причинам не хочет вешать в прихожей целый шкафчик для ключей. В таком случае может подойти просто обыкновенная вешалка с крючочками. Они бывают простые и стильные, любого цвета и из практически любого материала. Вот ещё несколько идей с вешалками.
В качестве крючков можно использовать алюминиевые ложки или вилки:
А можно прикрутить разноцветные ручки от шкафчиков с проволочными самодельными крючками.
Если нет желания сверлить стену, то вот как можно выкрутиться.
Использовать в качестве вешалки для ключей вешалку для плечиков:
или вешалки для ремней и галстуков. Их можно повесить на дверную ручку, если она у Вас круглая.
А можно приспособить в качестве вешалки даже ненужные грабли:
Ещё вариант - пластиковые крючки на самоклейке. Правда они крепко держатся только на очень гладкой поверхности. Попробуйте приклеить их к нижней кромке зеркала или на кафель (если он есть в прихожей).
Ну и наконец, способ из разряда «дёшево и сердито». Если у Вас всего одна связка ключей или вообще только один ключ, то Вы можете в качестве брелка использовать обыкновенный канцелярский зажим. К тому же зажим можно применять и для хранения карманных денег первой необходимости, например на общественный транспорт (если Вы на нём добираетесь до работы).
Придя домой после работы (уже без денег), Вы можете прицепить ключ на зажиме куда Вам угодно (только запомните куда или привесьте ещё к нему брелок, реагирующий на свист хозяина)
Способ 4. Органайзеры.
Этот способ подходит не только для хранения ключей. Органайзеры в прихожей выполняют функцию и ключницы и мини-информационного центра семьи. На них можно размещать записки-напоминалки, счета, ключи, денежную мелочь, шариковые ручки, блокноты, мобильники - короче все те вещи, которые мы выкладываем при приходе домой и не должны забыть забрать при уходе. Некоторые из них вешаются на стену, а другие можно повесить на дверь и снабдить надписью «Не забыть взять!»
Если Вы не найдёте готовых вариантов таких органайзеров, то можно как всегда придумать что-то своё. Например, использовать в качестве органайзера вот такую пластиковую штуку, которую можно найти в любом хозяйственном магазине.
Вот ещё один, несколько неожиданный, вариант органайзера: угадаете, что это? Его можно использовать и для ключей, и для записок на липучке.
Способ 5. Экзотический.
Все эти идеи мне удалось найти на просторах Интернета. Вот они:
Вот такая полушарообразная штука для ключей.
3.1. Банковские ценности хранятся в хранилище ВСП под ответственностью должностных лиц.
3.2. Ответственность за сохранность банковских ценностей в хранилище ВСП возлагается на заведующего кассой и контролирующее должностное лицо: руководителя ВСП/ заместителя руководителя ВСП/ операционно-кассового работника.
При сменном режиме работы ВСП ответственность за сохранность банковских ценностей возлагается на заведующего кассой и контролирующее должностное лицо каждой смены.
В ВСП, где штатным расписанием предусмотрен один работник, ответственность за сохранность банковских ценностей возлагается на указанного работника.
3.3. Назначение должностных лиц, ответственных за сохранность банковских ценностей, оформляется распорядительным документом по филиалу Банка. В распорядительном документе определяется перечень работников ВСП, которые могут выполнять обязанности должностных лиц ВСП, ответственных за сохранность банковских ценностей. Ответственность за сохранность банковских ценностей в хранилище закрепляется за указанными работниками в их должностных инструкциях.
3.4. В хранилище ценностей, помимо руководителя ВСП и должностных лиц, ответственных за сохранность банковских ценностей, по предъявлении служебного удостоверения допускаются работники службы внутреннего контроля для проведения ревизий и проверок, а также руководители Банка (филиала Банка).
Другие лица допускаются в хранилище только на основании распоряжения руководителя Банка (филиала Банка) и по предъявлению служебных удостоверений или документов, удостоверяющих их личность.
Для выполнения работ по перемещению значительных объемов банковских ценностей при их вносе/выносе, а также внутри хранилища, должностные лица, ответственные за сохранность банковских ценностей, имеют право привлекать работников ВСП.
В любом случае допуск вышеуказанных лиц в хранилище осуществляется только в сопровождении должностных лиц, ответственных за сохранность банковских ценностей.
При организации хранилища ценностей ВСП в виде моноблока допускается оборудовать в моноблоке место приема/выдачи банковских ценностей инкассаторам (например: откидной стол). Допуск инкассаторов в моноблок осуществляется только в сопровождении заведующего кассой. Во время нахождения в моноблоке инкассаторов все банковские ценности, находящиеся под ответственностью заведующего кассой, должны быть помещены в ИСХ/металлический шкаф и заперты на ключ. Ключи от ИСХ/ металлических шкафов изымаются из скважин замков.
3.5. Порядок открытия и закрытия хранилища регламентирован документом /27/.
При отсутствии в ВСП хранилища ценностей по распоряжению руководителя филиала Банка банковские ценности во внерабочее время вывозятся в полном объеме для хранения в хранилище обслуживающего кассового центра.
3.6. Вход в хранилище ценностей оборудуется дверью специальной конструкции, закрывающейся не менее чем на два ключа, и решетчатой дверью, закрывающейся на один ключ.
Должностным лицам выдаются ключи от двери хранилища, от сейфов сейфовой комнаты и пломбиры для опломбирования хранилища ВСП.
Заведующий кассой ВСП и контролирующее должностное лицо получают по одному ключу от разных замков двери хранилища и сейфов. Кроме того, заведующему кассой выдается ключ от решетчатой двери хранилища.
3.6.1. Учет ключей от хранилища ВСП, сейфов, их выдача должностным лицам, ответственным за сохранность банковских ценностей, осуществляется порядком, предусмотренным п.2.9.3. Допускается ведение единого специального журнала для учета ключей, клише и пломбиров.
Дальнейшая передача ключей от хранилища/сейфов между должностными лицами ВСП осуществляется под роспись в “Книге регистрации передачи металлических печатей и ключей от хранилища, несгораемых шкафов и картотек с документами филиалов отделения Сбербанка России” ф.№3 (форма приведена в документе /37/).
Допускается получение ключей от хранилища/сейфов ВСП руководителем ВСП с последующей выдачей их должностным лицам ВСП по книге ф.№3.
3.6.2. Функции по ведению книги ф.№3 возлагаются на администратора смены ВСП.
Хранение книги ф.№3 осуществляется под ответственностью указанного работника в специально выделенном ИСХ, ключи от которого закрепляются и выдаются/принимаются по книге ф.№3 аналогично ключам от хранилища.
3.6.3. Ключи от хранилища/сейфов должны иметься не менее, чем в 2-х экземплярах, которые подразделяются на основной комплект ключей и комплект дубликатов ключей.
В случае наличия более 2-х дополнительных комплектов ключей, они сдаются на хранение в порядке, изложенном в п.3.8.
3.6.4. Основной комплект ключей от хранилища и сейфов сейфовой комнаты закрепляется (регистрируется в специальном журнале и в ф.№3) за должностными лицами, ответственными за сохранность банковских ценностей.
При установлении в ВСП двухсменного режима работы основной комплект ключей закрепляется за должностными лицами, ответственными за сохранность банковских ценностей в одной смене, а второй комплект - за должностными лицами, ответственными за сохранность банковских ценностей в другой смене.
ВСП, работающее в сменном режиме, отличном от двухсменного (состав смен, в том числе должностных лиц, ответственных за сохранность банковских ценностей, меняется частично), может использовать для закрытия/открытия хранилища как основной комплект ключей, так и один из ключей, относящихся к дубликатам, или комплект дубликатов ключей.
3.6.5. Ключи от хранилища и сейфов сейфовой комнаты хранятся под ответственностью должностных лиц в специально выделенных каждому должностному лицу сейфах, имеющих класс устойчивости к взлому не ниже первого по ГОСТ Т 50862-2005 «Сейфы, сейфовые комнаты и хранилища. Требования и методы испытания на устойчивость к взлому и огнестойкость».
Данные сейфы являются личными средствами хранения (ЛСХ) должностных лиц, ответственных за сохранность банковских ценностей в хранилище. Ключи от указанных сейфов закрепляются за должностными лицами, ответственными за сохранность банковских ценностей, по книге ф.№3. Ключи от указанных сейфов в нерабочее время хранятся за пределами ВСП.
Дубликаты ключей от указанных сейфов сдаются на хранение в порядке, аналогичном изложенному в п.3.8.
3.6.6. В ВСП со сменным режимом работы для хранения ключей от хранилища ВСП и сейфов сейфовой комнаты могут выделяться два сейфа6, в которые закладывается основной комплект ключей от хранилища ВСП: в один сейф - ключи заведующего кассой, во второй - ключи контролирующего должностного лица. Ключи от данных сейфов, основной и дубликат, выдаются по книге ф.№3 заведующему кассой и контролирующему должностному лицу каждой смены одновременно с регистрацией передачи ключей от хранилища. Комплект дубликатов ключей от сейфов (при наличии) сдается на хранение в порядке, аналогичном изложенному в п.3.8.
3.6.7. При отсутствии в ВСП условий для хранения ключей от хранилища/ сейфов, исключающих возможность их использования другими лицами, должностным лицам разрешается в нерабочее время осуществлять хранение указанных ключей за пределами ВСП, а в рабочее время - в индивидуальных средствах хранения.
В ВСП, где установлена сигнализация, не имеющая вывода контрольного сигнала на пульт централизованного наблюдения, хранение ключей от хранилища ценностей непосредственно в ВСП не допускается.
3.6.8. При организации в ВСП хранилища ценностей в моноблоке основной и второй комплекты ключей от двери моноблока и металлических шкафов, установленных в моноблоке, закрепляются за должностными лицами каждой смены:
За заведующим кассой – один ключ от двери моноблока и ключи от металлических шкафов, установленных в моноблоке;
За контролирующим должностным лицом – второй ключ от двери моноблока.
Третий комплект ключей от двери моноблока упаковывается в отдельный мешок. Хранение и выдача третьего комплекта ключей от дверей моноблока осуществляется в соответствии с п. 2.7 (по варианту 2).
Четвертый комплект ключей от двери моноблока и оставшиеся ключи от металлических шкафов (при наличии более чем, в 2-х экземплярах) сдаются на хранение в порядке, предусмотренном в п. 3.8 для дубликатов ключей от хранилища.
В ВСП с односменным режимом работы один комплект ключей от двери моноблока и металлических шкафов выдается должностным лицам, второй комплект ключей от двери моноблока упаковывается в отдельный мешок и хранится в соответствии с п. 2.6.2 (по варианту 2) и п. 2.7. Остальные ключи от двери моноблока и металлических шкафов сдаются на хранение порядком, предусмотренным в п.3.8 для сдачи на хранение дубликатов ключей от хранилища.
В течение рабочего дня в моноблоках операции с банковскими ценностями осуществляются одним заведующим кассой, при этом передача ключа от двери моноблока от контролирующего должностного лица заведующему кассой осуществляется в соответствии с п. 3.9.3.
В случае организации в ВСП режима работы без перерывов на обед, работник ВСП, замещающий на период обеденного перерыва заведующего кассой, получает от заведующего кассой банковские ценности и помещает их в отдельный ИСХ, установленный в моноблоке. Ключи от ИСХ предварительно выдаются подменному работнику порядком, предусмотренным п.2.6.2 (по варианту 2). Передача и обратный прием ключей от двери моноблока (ключа заведующего кассой и контролирующего должностного лица) от заведующего кассой подменному работнику осуществляется под роспись в книге ф.№3.
3.7. В случае хранения банковских ценностей в сейфовой комнате в нескольких сейфах, или, при отсутствии сейфовой комнаты, в нескольких отдельно стоящих сейфах, может применяться следующий порядок.
Выделяется один сейф – основной, ключи от него закрепляются за должностными лицами (при сменном режиме работы - за двумя группами должностных лиц каждой смены). Рабочий комплект ключей от остальных сейфов хранится в основном сейфе в рабочее и нерабочее время, а дубликаты ключей сдаются на хранение согласно п.3.8.
При открытии хранилища в начале операционного дня утром, а также при заключении операционного дня из основного сейфа должностными лицами изымаются ключи от остальных сейфов для сверки фактического наличия банковских ценностей в хранилище с данными книг учета. При необходимости совершения операций с отдельными видами ценностей в течение операционного дня, заведующим кассой/должностными лицами из основного сейфа изымаются ключи от тех сейфов, в которых хранятся данные виды ценностей.
3.8 Дубликаты ключей от хранилища ВСП (двери и сейфов сейфовой комнаты) хранятся в хранилище обслуживающего кассового центра или в хранилище другого дополнительного офиса, в т.ч. организационно подчиненного другому филиалу Банка, или в хранилище другой кредитной организации на основании заключенного с ней договора.
Дубликаты ключей вкладываются с описью в мешок, снабжаемый ярлыком, на котором указывается: “Дубликаты ключей от хранилища”, № филиала Банка/№ ВСП, дата упаковки, условная оценка 1 рубль, фамилия и инициалы, должности и подписи должностных лиц. Мешок опломбировывается должностными лицами, ответственными за сохранность банковских ценностей.
Мешок с дубликатами ключей сдается на хранение через службу инкассации порядком, предусмотренным для инкассации ценностей.
Выдача мешка с дубликатами ключей осуществляется на основании заявки руководителя ВСП (на бумажном носителе или с использованием действующего ПО). Руководитель ВСП несет персональную ответственность за правильное использование дубликатов ключей.
3.9. В нерабочее время дверь хранилища опломбировывается пломбирами заведующего кассой и контролирующего должностного лица. При хранении банковских ценностей в сейфах, установленных в сейфовых комнатах, опломбируется только дверь сейфовой комнаты. В случае отсутствия банковских ценностей хранилище ВСП может не опломбировываться. В рабочее время дверь хранилища не опломбировывается.
3.9.1. Для опломбирования хранилища в нерабочее время используются шпагат, свинцовые пломбы.
Шпагат должен быть целым, без узлов и пропускаться в отверстие в пломбе и специальные проушины дверей. Двери хранилища должны быть опломбированы таким образом, чтобы дверь не могла быть открыта без повреждения шпагата и оттисков пломбиров. Оттиски пломбиров должны быть четкими с легко читаемым текстом.
При отсутствии на двери хранилища/ сейфа специальных проушин для опломбирования, допускается применять одноразовые индикаторные номерные пломбы или индикаторные пломбы-наклейки с ведением специального журнала, в котором отражаются: номер пломбы, дата опломбирования и проставляются подписи должностных лиц, ответственных за сохранность банковских ценностей. Листы указанного журнала должны быть пронумерованы и сброшюрованы, журнал заверяется подписью руководителя ВСП и скрепляется печатью ВСП. При использовании индикаторной пломбы-наклейки, в которой предусмотрено поле для проставления подписей должностных лиц, указанный журнал не ведется.
3.9.2. При опломбировании хранилища в ВСП оттиски пломб налагаются в следующей последовательности от узла шпагата:
Первая – заведующего кассой;
Вторая – контролирующего должностного лица, ответственного за сохранность банковских ценностей.
В ВСП с одним работником хранилище закрывается им на все ключи и опломбировывается его пломбиром.
3.9.3. В ВСП в течение рабочего дня операции с банковскими ценностями в хранилище ценностей могут осуществляться одним заведующим кассой.
При этом в начале операционного дня должностные лица открывают хранилище. При сменном режиме работы ВСП должностные лица7 осуществляют сверку фактического наличия банковских ценностей в соответствии с документом /27/.
Затем контролирующее должностное лицо передает, без отражения факта передачи в книге ф.№3, заведующему кассой свой комплект ключей от хранилища. В конце дня указанный комплект ключей передается заведующим кассой контролирующему должностному лицу.
3.10. В течение рабочего дня хранилище ВСП при отсутствии в нем должностных лиц закрывается на все ключи.
Во время совершения кассовых операций запрещается оставлять ключи в скважинах замков дверей хранилища, а также сейфов (за исключением случаев, когда конструктивные особенности сейфов не допускают нахождение их в отрытом виде при изъятии ключей), металлических шкафов и тележек, расположенных внутри хранилища. Допускается не изымать ключи из тех сейфов, металлических шкафов и тележек с находящимися в них банковскими ценностями, с которыми непосредственно осуществляется работа.
3.11. В хранилищах, организованных в виде кладовых ценностей, денежная наличность и ценности хранятся раздельно в металлических шкафах, стеллажах, сейфах, тележках, которые закрываются на ключ заведующим кассой.
В сейфовых комнатах банковские ценности хранятся в сейфах, которые закрываются ключами должностных лиц, ответственных за сохранность банковских ценностей.
Допускается в сейфовой комнате хранение ценностей, за исключением драгоценных металлов и монет из них, в металлических шкафах, стеллажах, а также в тележках.
В моноблоках хранение банковских ценностей осуществляется в установленных в них металлических шкафах.
В течение рабочего дня допускается хранение в сейфах сейфовой комнаты неупакованных банковских ценностей, в т.ч. без вложения в сейфы.
В ВСП с одним работником допускается хранение в хранилище неупакованных банковских ценностей в рабочее и нерабочее время.
В хранилище ВСП/металлических шкафах в моноблоках запрещается хранить денежную наличность и ценности, принадлежащие работникам банка, и иные посторонние предметы.
3.12. Все банковские ценности, сформированные согласно разделу 4, должны храниться в хранилище:
Денежная наличность Банка России в упаковке учреждений Банка России – бессрочно;
Денежная наличность Банка России и ценности в упаковке предприятий-изготовителей (МПФ “Гознак”, Монетного двора) - бессрочно;
Денежная наличность иностранных государств в упаковке эмиссионных/зарубежных банков – бессрочно;
Денежная наличность (кроме сборных, неполно-сборных пачек с денежной наличностью) и ценности8 в упаковке кассовых работников подразделений ОАО «Сбербанк России» - не более 2-х лет;
Неполно-сборные/ сборные пачки банкнот - не более 10 рабочих дней со дня формирования.
По истечении указанных сроков денежная наличность и ценности пересчитываются.
Пачки с ветхими банкнотами Банка России допускается хранить в хранилище ВСП от даты их формирования до очередной инкассации банковских ценностей в кассовый центр филиала Банка.
3.13. На хранение в хранилище ВСП помещаются:
· дубликаты ключей от ИСХ;
· дубликаты ключей от УС, а также терминальные карты, сервисные карты и ПИН-конверты для них (в соответствии с документом /19/);
· дубликаты ключей электронных кассиров;
· дубликаты ключей от ЛСХ.
Дубликаты ключей упаковываются раздельно по указанным видам в мешки/полиэтиленовые пакеты, снабженные ярлыками/накладками с указанием на них наименования ВСП, надписи «Дубликаты ключей от _____ (указывается вид устройства/ рабочее место/ ИСХ/ ЛСХ)», количества ключей.
Далее мешки/полиэтиленовые пакеты с дубликатами ключей помещаются вместе с описью в один общий мешок, на ярлыке которого указываются следующие реквизиты: наименование ВСП, наименование «Дубликаты ключей», условная оценка мешка -1 рубль, дата упаковки, проставляются подписи и именные штампы должностных лиц. Мешок опломбировывается должностными лицами, ответственными за сохранность банковских ценностей.
При выдаче /замене дубликата ключа оформляется акт изъятия/замены ключа в произвольной форме, в котором указывается причина изъятия. Акт подписывается должностными лицами и не позднее следующего дня рассматривается руководителем ВСП. Акты хранятся руководителем ВСП в отдельной папке в течение года, затем уничтожаются.
3.14. В хранилище ценностей ВСП в рабочее время, а также, при условии страхования денежных средств в кассетах УС - в нерабочее время, допускается хранить без вложения в сейфы предварительно подготовленные кассеты УС с денежной наличностью для загрузки в УС и выгруженные кассеты УС с денежной наличностью до их пересчета.
Предварительно подготовленные кассеты ТСД хранятся в хранилище ценностей ВСП в порядке, изложенном в документе /27/.
3.15. Допускается хранение монет из ДМ и слитков ДМ в специальных демонстрационных витринах, расположенных в клиентском зале ВСП. Варианты оборудования демонстрационных витрин, а также хранения ценностей в витринах, в зависимости от технической укрепленности и страхования витрин, определены документом /27/.
3.15.1. Монеты и слитки из ДМ, выставленные в витрине, находятся под ответственностью должностных лиц, ответственных за сохранность банковских ценностей в хранилище ВСП.
3.15.2. На монеты и слитки из ДМ, размещенные в витринах, составляется опись - формируется АС ВСП, в которой отражаются: наименование и номер филиала Банка, номер ВСП, номер витрины (при наличии нескольких витрин), вид металла, для монет - наименование монеты, номинал монеты, количество, общая сумма (отдельно для монет, находящихся в обращении, и монет, вышедших из обращения), для слитков - количество слитков, общая лигатурная масса отдельно для каждого вида металла (для золота – также химически чистая масса), дата формирования описи.
Опись на слитки и монеты из ДМ, находящиеся в витрине, распечатывается, на описи проставляются оттиски именных штампов и подписи должностных лиц, ответственных за сохранность банковских ценностей. Опись хранится в хранилище ВСП вместе с книгами учета.
3.15.3. Фактическое наличие слитков/монет в витрине проверяется должностными лицами при открытии/закрытии операционного дня в ВСП по данным описи без отметок о проводимой проверке.
При условии ежедневного визуального осмотра должностными лицами ВСП целостности витрины допускается осуществлять проверку соответствия фактического наличия монет и слитков из ДМ в демонстрационных витринах данным описи только при изъятии /вложении ценностей из/в витрину, а также в случае смены должностного лица в ВСП с односменным режимом работы.
Сверка фактического наличия слитков/монет из ДМ с данными книг учета и акта ф.№403 осуществляется:
Находящихся в хранилище ВСП: путем пересчета должностными лицами и сверки количества слитков/монет с количеством, указанным в книгах учета и акте ф.№403;
Находящихся в демонстрационной витрине: путем сверки количества слитков/ монет, указанных в описи, с данными соответствующего раздела книг учета и акта ф.№403.
3.15.4. Вложение/изъятие слитков/ монет из ДМ в/из витрины осуществляется заведующим кассой в течение рабочего дня с обязательной сверкой контролирующим должностным лицом содержимого витрины с описью перед ее опломбированием при закрытии операционного дня.
Контролирующее должностное лицо передает заведующему кассой (при наличии) свой ключ от витрины после открытия хранилища и сверки (при сменном режиме работы ВСП) фактического наличия банковских ценностей. В конце дня ключ передается заведующему кассой обратно контролирующим должностным лицом.
После вложения/изъятия слитков/монет витрина закрывается на ключ/ключи и опломбировывается должностными лицами. На содержимое витрины составляется новая опись. Ранее оформленная опись уничтожается.
3.15.5. В случае отсутствия на витрине ушек для опломбирования допускается использование индикаторной пломбы-наклейки, при этом необходимо фиксировать номер пломбы-наклейки в специальном журнале, в котором указывается также дата опломбирования витрины и подписи должностных лиц, ответственных за сохранность банковских ценностей. Листы указанного журнала должны быть пронумерованы и сброшюрованы, журнал заверяется подписью руководителя ВСП и скрепляется печатью ВСП. При использовании индикаторной пломбы-наклейки, в которой предусмотрено поле для проставления подписей должностных лиц, указанный журнал не ведется.
3.15.6. Хранение и использование ключа/ключей от витрины, а также дубликатов ключей (при наличии) осуществляется порядком, предусмотренным п.п.3.6.4-3.6.7, 3.9.3, для ключей от хранилища ВСП.
3.15.7. По решению руководителя ВСП в течение рабочего дня монеты и слитки из ДМ в демонстрационной витрине могут находиться под ответственностью одного из работников ВСП.
В этом случае при открытии операционного дня в ВСП и проверки должностными лицами фактического наличия слитков/монет в витрине передача указанному работнику монет и слитков из ДМ от заведующего кассой осуществляется с отражением по АС в книгах 0402124/ф.№0482155/0402045 сумм переданных монет и слитков по данным описи.
В конце операционного дня, в случае вложения/изъятия в течение рабочего дня слитков/ монет из ДМ в/из витрины, уполномоченным работником в АС формируется новая опись на монеты и слитки, находящиеся в демонстрационной витрине. Опись распечатывается, на описи проставляется оттиск именного штампа и подпись работника. Ценности сдаются заведующему кассой по АС с отражением в книгах 0402124/ф.№0482155/0402045 сумм сдаваемых монет и слитков согласно данным описи.
При закрытии операционного дня в фактическое наличие слитков и монет из ДМ в витрине проверяется должностными лицами по данным описи, сформированной уполномоченным работником, с проставлением на описи оттисков именных штампов и подписей.
Выдача/обратный прием ключа /ключей от демонстрационной витрины от должностных лиц уполномоченному работнику отражается по книге ф.№3.
